報到證是全日制普通高等學校畢業生到就業單位報到的唯一憑證，也是畢業生參加工作時間（工齡）的初始記載和憑證。
“報到證”有“全國普通高等學校本專科畢業生就業報到證”、“全國畢業生研究生報到證”等。報到證一式兩份，上聯是報到證（研究生為紅色，本專科生為藍色），下聯是派遣證（白色）。派遣證將在畢業生畢業后放入個人檔案，由學校直接郵寄到用人單位（檔案屬國家機密，不允許個人持有）。如果單位具備人事權（檔案保存資格）那么檔案直接寄往單位保存，如果沒有，則由用人單位委托轄區內人才市場代管。
學生完成網上簽約后，即可上報就業信息及報到證信息。畢業前，每個學生都應填報就業信息（就業信息一般在當年的5月20日前完成填報，填報方式為學生登錄云就業平臺后點擊“就業信息”按個人實際就業情況分類別進行填報）。具體類別如下：
一、需要開具報到證的情況
1.直接開往單位：要求單位具備人事檔案接收權。填報方式：報到證信息中選擇開報到證→開往單位→直接開往單位（或開往湖南省內市屬單位），根據提示填好相關信息即可。單位隸屬一般根據單位的所在省進行填報。例如機械工業第六設計研究院有限公司在河南省鄭州市，其單位隸屬填報為河南省即可。湖南省內市屬單位指單位在湖南省內，但隸屬省內14個地級市管理，且具有檔案接收權。
2. 開往就業主管部門或人才中心：此項分兩種情況，一種是開往省外就業主管部門或人才中心。由畢業生自行填報就業主管部門或人才中心名稱（主管單位或人才中心名稱由用人單位提供或由學生自行聯系人才中心）。另一種是開往省內就業主管部門或人才中心。此種情況又分開往湖南省人才市場有限公司（需事先和湖南省人才市場有限公司辦理好相關手續）和省內地市級人才中心兩種類型，具體按平臺提示規范填報即可。注意：不管省內還是省外就業，工作單位與就業主管部門或人才中心必須在同一行政區劃內。檔案郵寄信息以實際接收檔案單位信息為準【校云就業平臺服務指南中有“全國人事檔案接收及辦理報到手續機構”（鏈接）及“湖南省內各地、市畢業生（回原籍）就業報到及檔案辦事指南”（鏈接）可供參考】。
3.回原籍：單位不接收戶檔、暫未就業、出國等情況，需將戶口、檔案遷回原籍的。回原籍共分有單位的、無單位的、出國需將戶檔遷回原籍及自主創業需將戶檔遷回原籍四種情況。具體根據個人實際情況進行填報。
報到證信息填報完畢后會生成一張報到證預覽圖，請將此截圖發給用人單位進行確認，確認無誤即可保存提交，提交后不能再修改。
二、不開具報到證的情況
因各種特殊情況需將戶檔暫留學校的可以選擇不開報到證。不開報到證的其檔案不會郵寄。需要調檔時，學生憑調檔函和畢業證到學校檔案館學生檔案室辦理有關手續（具體的調檔程序以學校檔案館相關規定為準）。不開報到證分有單位的、國內升學（考研）、出國和自主創業等四種情況。具體根據個人實際情況進行填報。注意：建議每一位畢業生（國內升學的除外，且國內升學的只能選擇不開報到證中的升學進行填報，其檔案會根據填寫的檔案郵寄信息郵寄）及時開具報到證，以免對以后的工作和生活造成不便。
畢業生在畢業兩年內均可將報到證開往單位或改派。超過兩年的，不能辦理改派手續，從未開具過報到證的，只能將報到證開回原籍。
