11月1日，學校在一辦四樓會議室召開“2016年湖南省大學生田徑運動會”承辦工作協調會。副校長葉澤主持會議，黨政辦、宣傳部、教務處、學工部、保衛處、團委、后勤處、后勤集團、校醫院等相關職能部門主要負責人參加會議。
體育學院院長張懇介紹了承辦本次比賽的背景和意義，對賽事前期籌備工作進行了通報，并就各職能組構成及分工和近期待辦事項作了具體部署，明確了各單位的職責任務，各參會部門一致表示要通力合作做好賽事承辦工作。
葉澤指出：大學生田徑運動會是我省大學生的重要活動，是校園文化建設的重要載體，是教育教學工作的重要組成部分，對于促進學校體育活動的普及，釋放高校體育實踐育人的功能有著非常重要的意義。他還就賽事籌備工作方案及各部門任務分解表提出了要求：一是各部門要高度重視、大力宣傳、精心組織、廣泛參與、協調配合，提高安全責任意識，確保學生人身和財產安全。二是要全力做好服務工作，以優質、熱情的服務努力把省大學生田徑運會辦成展示理工精神、提升理工形象、富有時代特色、推動和諧進步的體育盛會。
