各學院：
2018屆畢業研究生學歷證書電子注冊圖像采集工作即將開始，現將有關事宜通知如下：
一、集中采集
1、采集對象：預計2018年6月、12月畢業的全日制碩士、博士研究生，包括：
（1）預計2018年6月、12月畢業的全日制碩士、博士研究生；
（2）申請提前畢業的全日制碩士、博士研究生；
（3）往屆未畢業推遲到2018年畢業的全日制碩士、博士研究生。
備注：學校每年安排一次圖像集中采集，已采集過圖像的學生不必再次采集。
2、采集時間及地點
11月14日上午：云塘校區云工三B-215，交通，土建，汽機，水利，電氣，能動，計通，化學，數統，物電，藝術，材料學院圖像采集；
11月14日下午：金盆嶺校區4-109，馬克思，外語，文法，經管學院圖像采集。
3、照相說明：
（1）照相需繳納費用20元/人，代新華社湖南分社圖片采集中心收取，請各學院指定學生負責人于11月3日前收齊費用并提交交費名單電子版和加蓋公章的紙質版（參加圖像采集的學生名單及填寫要求10月20日發至各學院，學生姓名已按學號排序，提交名單時請不要調動順序，紙質版、電子版保持一致，不要刪除不參加學校圖像采集的學生名單，各學院在“是否繳費”一欄不填內容即可，添加新名單請加在學院名單的最后面）。11月3日前未交費學院將安排到最后照相。
（2） 11月14日上午8點30分及下午2點開始，每個畢業生由學院集合到指定教室按學號順序排隊照相。請各學院學生負責人按下發至各學院名單組織好同學，合理安排時間，維持現場秩序，保證照相順利進行。
云塘校區照相具體時間和安排順序如下（注意：為杜絕拍攝過程中出現照片和學生個人信息不符的情況出現，如果學院人數未到齊，整個學院后延至原時間段的最后一個拍攝）：
8：30 -10：20 交通，土建，汽機，水利
10：20-11：10，電氣，能動，計通
11：10-11：50，化學，數統，物電，藝術，材料
金盆嶺校區照相具體時間和安排順序如下：
2：00-2: 45 馬克思，外語，文法
2: 45-3: 45 經管
二、分散采集
凡是此次因特殊原因不能參加集體采集的同學，可按下述方法進行采集：
1、因特殊原因錯過時間不能回校的同學，可在各地省會城市新華社進行采集（聯系方式見附件，如有變更請咨詢當地114）。
2、照片寄送地址：湖南省長沙理工大學云塘校區一辦公樓B205研究生院培養辦，阮老師（收），郵編：410114，聯系電話：0731-85258346。
3、請采用郵政掛號的方式寄送（因快遞不能保證送達辦公室，請不要采用），如不按要求填寫寄送，丟失照片，后果自行承擔。另外寒假前完成采集的可不用寄送電子照片，寒假后采集的請隨紙質照片一并寄送照片光盤。
4、務必在外地分社準確填寫如下信息：考生號（請上學信網查詢），學校名稱及代碼（10536），層次（研究生），姓名，學號，身份證號和聯系方式（手機、固定電話），不必填寫院系代碼。
因在各地分社采集后一個月左右照片才能寄送到長沙理工大學，請外地研究生聯系當地分社后盡量于寒假前完成圖像采集！
三、注意事項
1、畢業生電子圖像采集是學歷證書電子注冊工作中的重要環節，拍攝的照片用于畢業證書和學位證書的使用，未參加拍攝的畢業研究生將不能進行畢業證書電子注冊。
2、電子圖像采集時使用的身份證號碼必須正確無誤，且必須與錄取時一致，它作為將來證書網上查詢的唯一條件。請各學院負責人逐個核對身份證信息，如身份證信息有誤或與錄取時不一致（15位正常升18位無須證明），須向我辦提交紙質情況說明，身份證復印件，并附上制證所在地公安機關蓋章的有效證明。
3、各學院要對此項工作予以充分重視，務必準確掌握本院預計畢業研究生情況并通知到本院每位預計2018年6月、12月畢業的全日制研究生。
4．非全日制研究生不參加集體采集，自行到照相館拍攝并沖印2寸藍底近期免冠照片2張（用于制作學位證），照片的電子版（jpg格式，以姓名+身份證號命名，大小為100*140，15K以內）需要刻錄光盤放入學位檔案。
研究生院培養辦
2017年10月20日
長理研言
研究生招生
校研究生會