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第一條  為規范研究生證件管理工作，根據教育部辦公廳《關于加強高等學校研究生證管理的通知》（教學廳[2001]8號）精神，特制定本辦法。

第二條  學校統招錄取的研究生新生入學報到經復查合格后，由研究生院發給研究生證、校徽。

第三條  研究生應在每學期前兩周內持本人研究生證到所在院系辦理報到注冊手續，加蓋注冊章后，研究生證方為有效。未經注冊的研究生證無效。

第四條  研究生證和校徽是證明研究生身份的重要證件，僅限研究生本人使用。研究生應當愛護并妥善保管，不得損壞，不準擅自涂改，不準轉借或做抵押品。

第五條  研究生證上的各項內容應準確、真實填寫。“火車票優惠”欄內的乘車區間到達站，應填寫家庭所在地最近的火車站站名。家庭所在地發生異動需要變更乘車區間到達站的，研究生可持父、母（撫養人）或配偶工作單位或家庭所在地派出所證明，經所在院系簽署意見后，到研究生院辦理變更手續。

第六條  研究生證、校徽遺失或損毀的，需本人填寫《研究生證（校徽）補辦申請表》經所在院系審核后，帶本人身份證及一張一寸免冠照片，于每周星期二下午到研究生院辦理補辦手續。

若遺失的研究生證找到后，研究生應立即將原研究生證交所在院系，由院系統一交研究生院予以注銷。

第七條  研究生畢業時，研究生證由所在院系加蓋“畢業紀念章”后由研究生自行保存。因轉學、退學或其他原因注銷學籍時，研究生證應交回研究生院。

第八條  研究生如有轉借、冒用他人研究生證，或使用偽造、變造研究生證等行為的，一經查實，將按《長沙理工大學大學學生違紀處理條例》有關規定予以處理。

第九條  本辦法適用于我校全體在籍研究生。

第十條  本辦法自發布之日起施行，由研究生院負責解釋。此前有關規定與本辦法不相符的，以本辦法為準。