第一章總 則
第一條為進一步規范學校合同訂立、履行和管理行為，明確合同管理職責，有效規避合同風險，維護學校和師生合法權益，提高辦學效益，促進廉政建設，根據《中華人民共和國合同法》等法律法規和學校有關規章制度，結合學校實際，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱合同，是指長沙理工大學作為獨立的民事主體，在民事活動中與其他平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
第三條學校及學校授權的校屬機構對外訂立合同，適用本辦法。但聘用合同、勞動合同、勞務合同、人事代理合同等人力資源類合同不適用本辦法。
第四條學校進行民事活動，應當以學校名義對外訂立合同。
校屬機構和職能部門作為合同承辦部門，以學校名義對外訂立合同的，按照本辦法規定執行；本辦法無規定的，須經校長另行批準和授權。
校屬具有法人資格的單位必須以自己的名義對外訂立合同，但校屬具有法人資格的單位對外訂立利用學校資源等涉及到學校權益的合同，須經有關會議或校長批準。
第五條對外訂立合同，應當遵守法律、行政法規和學校規章制度，遵循公平原則和誠實守信原則，維護學校的合法權益。
第六條 屬于學校招投標管理規定需要進行招標采購或上網競價采購的項目，必須按照規定，在通過招標采購或上網競價采購方式后簽訂合同。
第二章合同管理部門及其職責
第七條合同管理實行“統一領導、分級承辦、歸口管理、強化監督”的原則。
校長是學校合同的法定簽署人。校長在必要時可授權委托學校其他人員為合同簽署代理人。未經校長授權委托，學校任何單位或個人不得以學校名義簽署合同。
第八條學校成立合同審查小組，組長由分管規劃法規處的校領導擔任，成員為規劃法規處、紀監處、學工部（處）、工會、研究生院、人事處、教務處、科研部、社科處、國際處、計財處、審計處、后勤處、資產處和合同承辦與歸口管理部門主要負責人和學校法律顧問。
第九條學校規劃法規處為合同綜合管理部門，負責統籌協調學校合同管理工作。負責對合同制訂進行組織、協調和管理；負責組織合同審查小組審定合同文本；每年年終對學校年度合同簽訂情況進行匯總并向校長報告；負責合同管理的法律事務工作；負責組織合同建檔工作。
第十條紀監處、審計處和計財處為合同監督管理部門。其主要職責是監督檢查合同承辦部門和簽署人在起草、簽訂和履行合同中執行法律、行政法規和學校規章制度的情況。紀監處承擔合同簽訂、履行（含廉政合同的審核）監督責任，并對違反本辦法相關責任人和單位進行問責。審計處承擔合同審計責任。計財處承擔資金來源和收款付款審核責任。
第十一條除學校有關會議明確之外，學校授權以下職能部門和校屬機構承辦、歸口管理有關合同：
（一）規劃法規處負責學校戰略合作協議等與學校發展戰略有關合同的管理；
（二）學工部（處）負責本科學生接受社會資助、軍訓服裝等與本科學生管理有關合同的管理；
（三）工會負責教職工補充醫療保險合同的管理；
（四）研究生院負責研究生招生、教育培訓、合作辦學、學位證和學歷證印刷、學位論文傳播、復制比檢測、研究生接受社會資助以及與校外單位建立研究生人才培養與教學基地等與研究生教育、管理有關合同的管理；
（五）人事處負責學校師資培訓、人力資源類合同的管理，但人力資源管理涉及的聘用合同、勞動合同、勞務合同、人事代理合同不適用本辦法；
（六）教務處負責本科學歷教育聯合辦學、實習（實踐、實訓）基地、教材及用于校內收聽英語廣播的收音機設備采購、教輔材料印刷、學位證和學歷證印刷等與本科教育有關合同的管理；
（七）科研部負責自然科學類縱向及橫向科研、協作、技術開發、技術咨詢、技術服務、科技成果轉讓、產學研合作等與自然科學研究有關合同的管理；
（八）社科處負責人文社會科學類縱向及橫向科研、協作、技術開發、技術咨詢、技術服務及科技成果轉讓等與人文社會科學研究有關合同的管理；
（九）國際處負責學校與國（境）外合作與交流、聘請外教外國專家等學校涉外事務合同的管理；
（十）計財處負責貸款、融資、托管、財產保險等有關合同的管理；
（十一）招就處負責全日制普通本科學歷教育的招生、就業創業（見習）基地建設及學生就業協議等與招生就業有關合同的管理；
（十二）審計處負責對外委托審計等與審計有關合同的管理；
（十三）后勤處負責學校建設工程咨詢與服務、招標代理、工程設計、工程勘察、工程監理、工程施工、工程檢測，建筑材料及工程配套設備采購、房屋及建筑物維修工程、土地合作建設、土地征用、綠化、用水、用電、用氣、醫療衛生、保潔、垃圾清運、清淤排污、交通、物業、餐飲、生活物資供應等與后勤工作有關合同的管理；
（十四）資產處負責物資采購、資產處置、物資捐贈（含校友捐贈）、學校場地、門面及房屋租賃和設施設備租賃等與國有資產有關合同的管理；以及學校對外投資合同和資產投資公司與學校有關合同的管理。
（十五）信息化處負責學校信息化市場及網絡服務、光纖租賃等與學校信息化建設及管理有關合同的管理；
（十六）離退處（關工委）負責學生商業保險、大學生平安健康保險有關合同的管理；
（十七）圖書館負責紙質資源與各類數字資源購置、科技查新服務、紙質資源加工處理等與圖書館業務工作有關合同的管理；
（十八）繼教學院負責學校自學考試、網絡教育、成人學歷及其他非學歷教育、培訓、成人教育合作辦學及合作建立校外辦學站（點）等與繼續教育工作有關合同的管理；
（十九）學校其他綜合性合同、未列入上述管理范圍內的合同、其他特定事項的合同，以及校長專項決定訂立的合同，由規劃法規處負責管理或者協調管理。
第十二條合同承辦、歸口管理部門的主要職責：
（一）負責合同的立項、論證、磋商和合同文本的起草、定稿；將合同文本交規劃法規處組織合同審查小組審查。
（二）監督、檢查合同的履行情況，分析合同履行中存在的問題，提出解決辦法，并及時向分管校領導請示或者報告。
（三）防范、制止利用合同進行違法違紀活動。
（四）參加合同糾紛的協商、調解、仲裁或者訴訟活動。
（五）建立合同臺賬。合同臺賬應當包括當事人雙方的資質證明、簽訂日期、合同編號、合同名稱、承辦部門、經辦人、履行期限、履行情況、變更情況等內容，全面、準確地記載合同訂立、履行過程。
（六）進行合同建檔。合同文本及其履行、變更、解除等相關資料，應當逐一建檔并統一編號。合同正本及附件、合同磋商記錄、往來函件、簽收記錄、送達憑證、變更和解除合同的協議，以及合同會簽、審核和學校法律顧問的審查意見等書面材料均應保存原件。
（七）合同履行完畢或者發生合同爭議的，合同承辦、歸口管理部門應當出具合同履行情況的總結報告，連同合同檔案送交規劃法規處。
第十三條合同歸檔。學校綜合檔案室是合同檔案的最終管理部門。合同檔案比照會計檔案保管期限保管，并按照檔案管理辦法移交綜合檔案室管理。
綜合檔案室根據檔案管理有關規定對學校合同承辦、歸口管理部門移交的紙質檔和電子檔分類進行歸檔管理。合同承辦、歸口管理部門應當于每年12月上旬向綜合檔案室移交合同檔案。逾期移交的，由規劃法規處督促移交。
第三章合同的起草、審批與簽署
第十四條合同承辦、歸口管理部門應當審查對方的資信情況，調查、分析其履約能力，查驗、收集其經營證件、資質證書、組織機構代碼證、個人身份證、授權委托書等有效證明材料。
第十五條合同文本的確定
（一）合同的內容和形式必須符合《中華人民共和國合同法》等法律、行政法規和學校相關規章制度的規定。合同文本盡量采用國家行業管理部門制訂的示范文本；沒有示范文本的，合同歸口管理部門應當制訂規范性文本。
（二）合同的內容一般包括以下條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數量；質量；價款或報酬；履行期限、地點和方式；驗收標準；違約責任；解決爭議的方法等。涉及經費收支的合同履行期限原則上不得超過3年。
（三）合同承辦部門對合同文本、說明及相關資料的合法性、真實性、可行性負責。
（四）合同文本由合同審查小組最終審核確定。
第十六條合同審簽原則
根據合同性質、金額大小及法律風險不同，合同分為重大合同、重要合同和一般合同，其審批和簽署原則如下：
（一）重大合同的簽署。重大合同是指標的金額巨大或對學校發展可能產生重大影響的合同，包括大額采購、建設工程合同，合作辦學合同，對外投資、融資借款、擔保抵押合同，土地征用、資產轉讓、房屋場地和重大設備租賃合同等。重大合同事項須經有關職能部門或專家小組進行調查論證并提供論證報告后，征求學校法律顧問意見，報校務會或黨委會集體研究審議。經過審議的重大合同，原則上須由校長審批簽署或校長授權分管校領導審批簽署。
（二）重要合同的簽署。重要合同是指金額較大或合同事項對學校發展可能產生較大影響的合同。重大合同事項須經有關職能部門或專家小組進行調查并提供論證意見后，聽取學校法律顧問意見。經過審查、審批程序的重要合同，原則上授權分管校領導審批簽署。
（三）一般合同的簽署。一般合同是指合同承辦部門在職能范圍內為從事日常業務所簽訂的金額較小的一般性合同。經過審查、審批程序的一般合同，原則上授權分管校領導或合同承辦部門負責人審批簽署。
第十七條合同審簽流程
合同承辦部門填寫《長沙理工大學合同簽署審批表》，并附上擬簽合同文本，送歸口管理部門和相關職能部門會簽后，經合同審查小組審定，由校長或相關委托代理人簽署，加蓋第二十條規定的學校法人印章、合同專用章等。
涉及招標或須經黨委會、校務會等研究決定的事項，應當按照學校有關規定和程序進行立項和研究，并在《長沙理工大學合同簽署審批表》后附上相關資料。實行政府采購的項目合同和由學校組織招標的項目合同，須經資產處審核簽字。
規劃法規處牽頭，組織合同承辦、歸口管理部門按照職責擬訂合同審簽與用印實施細則，報學校批準后執行。
第十八條一般合同，原則上應當在24小時內完成各自環節的審核、會簽工作，或者提出糾正、修改意見；重要合同和重大合同，原則上應當在72小時內完成各自環節的審核、會簽工作，但合同承辦部門應當至少提前48小時邀請相關職能部門和人員進行會審。
審核、會簽的部門與人員，應當按照相關規范和紀律對合同內容進行審核，確保合同內容與合同立項要求或招標文件要求一致。
合同審核、會簽過程中，對合同條款存在分歧的，由合同審查小組組長負責處理。
第十九條合同簽訂后，合同承辦、歸口管理部門應當在7個工作日內將合同原件一份送交規劃法規處備案，經濟類合同還需向計財處、審計處各送一份復印件備查。
第二十條合同印章類別、使用范圍及管理責任
（一）學校對外訂立合同，限于使用“長沙理工大學合同專用章”、“長沙理工大學科技合同專用章”、“長沙理工大學”法人章、校長印鑒，以及就業指導與服務中心印章和學工部學生資助管理辦公室印章。
（二）印章的使用范圍，按照本辦法第十六條的規定執行。
（三）“長沙理工大學合同專用章”，授權規劃法規處管理；規劃法規處對該印章承擔用印責任。
（四）“長沙理工大學科技合同專用章”，授權科研部管理；科學研究部對該印章承擔用印責任。
（五）“長沙理工大學”法人印章和校長印鑒，授權黨政辦管理；黨政辦對該印章承擔用印責任。
（六）就業指導與服務中心印章，授權就業指導與服務中心管理；就業指導與服務中心對該印章承擔用印責任。
（七）學工部學生資助管理辦公室印章，授權學工部學生資助管理辦公室管理；學工部學生資助管理辦公室對該印章承擔用印責任。
（八）印章管理部門應當依規、切實履行職責，嚴格印章簽批程序，明確專門保管人員，建立使用臺帳。
（九）印章管理部門應當按照學校印章管理辦法和本辦法規定制定印章管理實施細則，并報學校黨政辦備案。
第四章合同的變更與解除
第二十一條合同履行中對合同進行變更的，應當按照本辦法第十五條的要求進行審查、審核。
第二十二條涉及合同解除、轉讓的，必須咨詢學校法律顧問。
第二十三條禁止合同承辦部門及其相關經辦人員在合同履行中擅自變更、解除合同。
第五章合同的履行
第二十四條對依法簽訂并已生效的合同，應當全面、全部、實際履行。
第二十五條參與、接觸合同的部門和人員，應當保守合同秘密。
第二十六條合同承辦、歸口管理部門應當每季度向分管校領導匯報合同簽署和履行情況，每年6月初、12月初，應當向規劃法規處、紀監處、審計處、計財處送交合同簽訂和履行情況匯總表。規劃法規處每年12月初應當向校長提交學校全年合同簽署和履行情況的報告。
第二十七條發生合同糾紛時，合同承辦、歸口管理部門應當立即通過黨政辦、規劃法規處，會同學校法律顧問與對方協商，并向分管校領導請示。協商不成，需要進行訴訟或者仲裁的，應當會同學校法律顧問制定爭議解決方案，征得校長同意后予以處置。
第二十八條合同款項的收、付由學校計財處負責。計財處應當及時檢查款項的收、支情況，對應收款項應當及時與合同承辦部門共同追繳到位；對應付款項應當憑合乎規定的項目驗收單和《長沙理工大學合同付款審批表》才能付款；對應當進行審計的必須憑審計部門的審計結算單和有關領導簽字后才能付款。
第六章責任追究
第二十九條違反國家法律、法規和學校規章制度，在簽訂、履行合同和合同管理中失職、瀆職或者以權謀私，損害國家、學校和師生利益的，視情節輕重，依據有關規定追究相關責任人的經濟責任，并給予黨紀、政紀處理；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。
第三十條違反本辦法規定給學校應收款項造成損失的，一律由直接責任人、部門負責人承擔連帶賠償責任；處理合同糾紛所發生的費用，由合同承辦、歸口部門承擔。
第三十一條違反本辦法有關規定，未經校長批準、授權以學校名義和校屬機構名義對外簽訂合同，以及使用其他印章對外簽訂合同，追究違規當事人和責任人的責任。
第七章附則
第三十二條學校各合同管理部門應當依照本辦法的規定，在各自職責范圍內制定合同管理實施細則，經學校批準后執行。
資產投資公司應當參照本辦法，根據其下屬獨立法人單位的實際，制訂相應的合同管理辦法，經學校批準后執行。
第三十三條本辦法自發布之日起施行。《長沙理工大學經濟合同管理辦法》(長理工大財〔2010〕14號文件)同時廢止。此前學校有關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
附件：1.長沙理工大學合同簽署審批表
2.授權委托書（樣板）
3．長沙理工大學合同臺帳登記表
4．長沙理工大學合同付款審批表
