長沙理工大學為改善實驗教學環境和條件，制定了“長沙理工大學教學實驗室建設與管理條例”、“長沙理工大學教學實驗室基本信息收集、整理制度”，“長沙理工大學固定資產管理辦法”，“長沙理工大學儀器設備管理辦法”，“長沙理工大學大型貴重儀器設備管理辦法”，“長沙理工大學儀器設備及服務采購招標工作小組實施細則（試行）”，“長沙理工大學儀器設備購置及管理辦法”，“長沙理工大學自制設備管理辦法”，“長沙理工大學固定資產處置管理細則”，“長沙理工大學儀器設備損壞、丟失賠償辦法”等，使中心的教學管理和實驗室開放管理得到有效保障。
長沙理工大學機械基礎與汽車工程虛擬仿真實驗教學中心為了有效集成實驗教學資源，合理規劃了實驗教學用房，在滿足實驗教學的前提下，相關實驗用房集中配置，最大限度地方便教學實驗的開展，提高實驗教學效果和實驗設備利用率。
中心實行安全目標責任制，中心確定一名安全總責任人，每間實驗室均設立安全責任人，負責實驗室的消防、安全工作。中心歷來重視實驗環境與安全的建設，制定有專門的環境與安全管理規章制度，建立了嚴格的安全防范措施，并定期接受學校有關部門的嚴格監督、培訓和檢查考核。中心重視對師生進行安全教育，學生初次進入實驗室時，實驗教師都按規定先介紹實驗室的安全條例和安全實驗知識。
中心有專門實驗人員維修保養儀器設備，定期檢查設備，每月檢查一次，每個學期檢修保養一次，大型精密儀器實行專人管理和維護。成立專門的設備養護機構，建立專門的儀器設備維護與保養管理條例，所有的儀器設備都有專人負責，一旦發現故障，即時響應，立即與設備廠商聯系，及時進行維護、檢修、校正。
中心加強儀器設備的維護和維修，集成管理，責任到人，更新及時，專款專用，經費充足。儀器設備維護維修費用由學校部門預算，及時、足額劃撥到位，專款專用，保證有故障的儀器、設備能夠得到及時維修，確保了儀器設備的正常運轉。為保證有效提高虛擬仿真實驗教學質量，促進設計型、綜合型、創新型和研究型實驗項目的開展，中心實行科學化、制度化、規范化的管理，確保儀器設備正常運行。中心的運行管理和維護費用每年達50萬元。
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