為規(guī)范、保障長沙理工大學圖書館文獻資源建設，滿足學校教學、科研、人才培養(yǎng)和“雙一流”建設對文獻資源的需求，特制定本規(guī)程。
一、年度紙質文獻資源建設規(guī)劃制定
1. 年度紙質文獻資源建設規(guī)劃制定時間為每學年第一學期期初。
2. 采購經費預算依據
（1）本年度經費執(zhí)行情況
（2）教育部關于一般本科院校生均新書占有冊數（3冊以上）
（3）我校學生數量（當量學生人數）
（4）文獻資料價格因素
（5）學校教學科研與學科建設需要
（6）年度采購中的其他要求
3. 年度紙質文獻資源建設規(guī)劃在充分征求學校圖書館工作委員會文獻信息資源工作小組意見后，由圖書館資源建設部起草制定，報圖書館領導審閱批準后，上報學校有關部門審批。
二、紙質文獻資源采購招標
1. 招標時間為學校圖書文獻資源購置經費預算下達之后。
2. 根據學校對招標工作的要求，協助配合學校職能部門進行招標采購和合同簽訂。
三、文獻資源訂購工作
1. 中文圖書訂購
（1）采訪人員進行采訪調研工作，通過和學校文獻信息資源建設小組人員溝通等多種渠道和方式，掌握師生對中文圖書的需求。
（2）采訪人員根據學校所設學科專業(yè)、科研情況，通過互聯網商務網站或其他形式及時收集《科技新書目報》、《社科新書目報》、《全國地方科技新書目報》及出版社自編書目、供應商自編書目等新書目及相關采訪數據。
（3）采訪人員在收集到書目數據后及時做好中文圖書資料的查重、預訂工作，并及時通知校圖工委文獻信息資源建設工作小組相關人員協助預訂圖書資料，準確地采集教學、科研所需圖書。
（4）形成的訂單經圖書館領導審批后分發(fā)給各供應商。
（5）進行有針對性的采訪工作，經圖書館領導批準可進行現場采購。
（6）對發(fā)出的訂單進行統計、分析，為規(guī)劃藏書規(guī)模、控制藏書結構提供依據。
2．外文圖書訂購
（1）采訪人員進行采訪調研工作，及時和學校文獻信息資源建設小組相關人員溝通，掌握師生對外文圖書的需求。
（2）采訪人員根據學校所設學科專業(yè)、科研情況，通過互聯網商務網站或其他形式及時收集外文圖書書目及采訪數據，并通過圖書館海外圖書采選系統推送數據給學院各專家、領導及校圖工委文獻信息資源建設工作小組相關人員。
（3）采訪人員回收推薦信息并經過查重、選擇后進行預訂。
（4）形成的訂單經圖書館領導審批后進行投遞。
（5）進行有針對性的采訪工作，經圖書館領導批準可進行現場采購。
（6）對發(fā)出的訂單進行統計、分析，為規(guī)劃藏書規(guī)模、優(yōu)化藏書結構提供依據。
3. 中文期刊、報紙訂購
（1）采訪人員進行采訪調研工作，及時和學校文獻信息資源建設小組相關人員溝通，掌握師生對中文期刊、報紙的需求。
（2）采訪人員根據學校所設學科專業(yè)、科研情況，通過郵局、互聯網商務網站或其他形式及時收集中文郵發(fā)期刊、非郵發(fā)期刊、人大復印資料、報紙等目錄，并及時通知校圖工委文獻信息資源建設工作小組相關人員協助預訂中文報刊資料。
（3）采訪人員在收集到各類期刊報紙目錄及反饋信息后及時做好預訂工作。
（4）形成的訂單經圖書館領導審批后進行投遞。
（5）對發(fā)出的訂單進行統計、分析。
4. 外文期刊、報紙訂購
（1）采訪人員進行采訪調研工作，了解學科建設對外文期刊、報紙的要求，深入到各院（部）辦公室和資料室了解情況。
（2）采訪人員根據學校所設學科專業(yè)、科研情況，通過互聯網商務網站或其他形式及時收集外文期刊、報紙目錄及采訪數據并通過校園網、院（部）資料室將外文期刊、報紙采訪信息公布，并及時和校圖工委文獻信息資源建設工作小組相關人員溝通。
（3）通過校園網、院（部）資料室回收推薦信息，對比往年訂購情況、考慮學科建設要求后進行選擇、預訂。
（4）形成的訂單經圖書館領導審批后進行投遞。
（5）對發(fā)出的訂單進行統計、分析。
四、文獻資源催缺
1. 中外文圖書催缺：每年對預訂圖書進行一次催缺，以保證入藏。
2. 中文期刊催缺：根據中文期刊到刊情況隨時進行催缺工作。
3. 外文期刊催缺
（1）采訪人員進行來刊簽收，并協同外文期刊室進行驗收工作，匯總驗收清單；
（2）采訪人員通過驗收清單分月度、年度通過互聯網商務網站或其他聯系外刊供應商進行催缺工作。
五、文獻資源到館情況統計
1. 中外文圖書到館情況統計：每年進行一次統計，統計到書率。到書率分供應商按每年時段統計（預定圖書到館率=預定圖書到館冊數/發(fā)出訂單冊數，現采圖書到館率=現采圖書到館冊數/現采圖書冊數）。
2. 中外文期刊到館情況統計：根據全年到刊情況在年底進行期刊到館情況匯總，統計到刊率（到刊率=預訂期刊到館冊數/預定期刊冊數）。
六、文獻資源付款
1. 中外文圖書資料付款
（1）中外文圖書資料經圖書館驗收合格后，由供應商根據中標價開具實洋發(fā)票，驗收人員在發(fā)票背面簽字確認、并開具圖書資料入庫單交資源建設部人員。
（2）在收到經驗收人員簽字確認的發(fā)票及圖書資料入庫單后，采訪人員及部門負責人簽字確認，交圖書館領導簽字審批，并交圖書館辦公室到國資處備案，。
（3）采訪人員把經圖書館領導簽字審批后的付款憑據送交學校計財處辦理付款簽字手續(xù)。
（4）采訪人員把手續(xù)齊備的付款憑據報主管校領導簽字審批后送學校計財處辦理付款手續(xù)。
2. 中文期刊、報紙付款
（1）采訪人員根據預定價格要求供應商開具預付款發(fā)票并簽字確認。
（2）資源建設部負責人簽字，交圖書館領導簽字審批，并報圖書館辦公室簽字備案。
（3）采訪人員把經圖書館領導簽字審批后的付款憑據送交學校計財處辦理付款簽字手續(xù)。
（4）采訪人員把手續(xù)齊備的付款憑據報主管校領導簽字審批后送學校計財處辦理預付款手續(xù)。
（5）采訪人員根據中文期刊、報紙發(fā)行情況及供應商中標價與供應商進行結算，對結算情況進行核實清理并辦理相關結算付款手續(xù)。
3. 外文期刊、報紙付款
（1）采訪人員根據預定價格，要求供應商開具預付款發(fā)票并簽字確認。
（2）資源建設部負責人簽字，交圖書館領導簽字審批，并報圖書館辦公室簽字備案，。
（3）采訪人員把手續(xù)齊備的付款憑據報主管校領導簽字審批后送學校計財處辦理預付款手續(xù)。
（4）采訪人員根據外文期刊、報紙發(fā)行情況與供應商進行結算，對結算情況進行核實清理并辦理相關結算手續(xù)。
