為規范我校科技查新工作管理，保證科技查新的權威性、公正性、客觀性和準確性，維護查新有關各方的合法權益，根據國家科技部國科發計字【2000】544號文件頒布的《科技查新機構管理辦法》、《科技查新規范》和國家教育部教技發廳【2004】1號文件《教育部辦公廳關于進一步規范教育部科技查新機構工作的意見》等相關文件要求，制定本規定。
第一章 總則
第一條 查新是科技查新的簡稱，是指查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，按照本規定操作，并作出結論。
第二條 查新工作應以文獻為基礎，通過檢索和情報分析研究，并與立項報告、科研成果進行對比和審查，撰寫有根據、有分析對比和結論的查新報告，為主管部門的評議和決策提供科學的參考依據。
第二章 機構性質、職能與業務范圍
第三條 長沙理工大學科技查新中心（以下簡稱中心）隸屬長沙理工大學圖書館，是教育部批準成立的理工類部級科技查新工作站(編號L36),同時也是中國電機工程學會批準設立的電力科技查新機構。查新中心設負責人一名，負責日常管理工作，上級主管部門為長沙理工大學、教育部科技發展中心及中國電機工程學會。
本查新中心主要受理各級科研立項查新、研究開發轉化及技術轉移中所需查新、國家及地方有關規定要求的查新、論文收錄檢索等科技查新業務，屬有償、非盈利服務，中心按教育部長沙理工大學科技查新工作站制定的標準進行收費（參見《長沙理工大學科技查新工作實施細則》）。
第四條 科技查新業務范圍
1. 承接各級科研立項、成果鑒定、成果申報獎勵、新產品和新技術開發及引進等查新。
2. 承接各類專業技術文章的查收、查引檢索。
3. 承接國家及地方有關規定要求的項目查新。
4．承接碩、博士學位論文開題查新。
5．承接其它有相關需求的查新。
第三章 查新委托原則
第五條 接受查新委托原則
1. 由委托查新課題負責人或掌握課題全面情況的研究人員到本中心辦理查新委托手續。委托查新項目由相關學科查新或本中心負責人接待與正式受理。
2. 受理委托項目時，承接人員必須判斷待查新項目是否屬于查新范圍，判斷查新項目所屬專業是否屬于本查新單位承擔查新業務的受理范圍。對于不屬本單位查新專業的，應告知委托者可選擇相關專業查新單位。
第六條 拒絕查新委托條件：
有下列情況之一時，承接人必須拒絕接受查新委托。
1. 委托查新項目不屬本單位查新專業范圍；
2. 查新委托人不能出具與查新內容相關的技術資料；
3. 經多次交談，查新委托人仍不能明確列出查新項目的查新點；
4. 查新委托人要求的交付報告時間過短，以致難以保證查新質量。
第四章 查新用戶需知
第七條 為確保科技項目查新過程的客觀性和真實性，保證查新質量，維護查新有關各方的合法權益，請查新委托人協助配合做好以下工作：
1． 委托方一般應由該查新項目的負責人或該項目的主要成員來擔當，聯系人應由熟悉該項目技術內容、能解釋該項目技術要點的人來擔當。
2． 查新委托人或聯系人須如實填寫《科技查新合同》上各項內容。
（1）查新委托人或聯系人據實、完整地向查新中心提供查新項目的科學技術要點、查新點（主要是指需要查證的內容要點、技術創新點）、查新要求和科學技術性能指標數據。
（2）查新委托人或聯系人應當準確地提供滿足完成查新需要的中英文對照關鍵詞（含規范詞、同義詞、縮寫詞、近義詞）、分類號、專利號、化學物質登記號。關鍵詞應當從查新項目所在專業的文獻常用詞中選擇；查新人員根據用戶提供的關鍵詞進行復核后確定。
（3）查新委托人或聯系人需提供一套能詳細描述待查新課題（或發明）的技術資料及參考文獻，如研究工作報告、技術（總結）報告、實驗報告、鑒定證書等以及與待查新項目密切相關的國內外文獻。
上述資料在查新工作中具有重要參考價值，是查新工作的主要依據，務請委托人如實提供，查新人員將負責上述資料的保密工作。
3．委托者不得將兩個或兩個以上不同內容的課題作為一個項目申請。查新合同的內容一經確定后，不能隨意更改，確實因需要而更改項目的查新點的，則應及時與查新中心聯系，委托時間也應從修改之日起計算。
4． 查新委托人或聯系人所提交的資料應當真實可靠，不得弄虛作假，不得侵犯他人的知識產權。如查新委托人提供的資料和有關證明有虛假內容，所產生的一切后果由委托人承擔法律責任。
5． 在查新過程中，查新員就查新項目提出不明事宜時，查新委托人或聯系人有責任給予積極的解答與及時的溝通，查新中心則有保密責任。委托人需協助查新人員對查新項目的相關文獻進行篩選、翻譯、對比，以確保查新結論的客觀、準確。
第八條 查新時限及相關要求
1． 本查新中心正常提供查新報告的時限為：確定查新點后，國內查新5-10個工作日，國內外查新10-15個工作日。如用戶要求縮短查新時間，可按加急處理，但國內查新不得小于3個工作日，國內外查新不得少于5個工作日。
2． 查新委托人不得干涉查新活動，不得向查新員施加任何有傾向性影響。
3． 查新委托人如對檢索結果和查新報告有意見，可在接到查新報告一周內將有關意見反饋給查新人員，由查新中心組織專家復核。
4． 查新報告一般提供兩份正本，用戶要求多份時，應事先說明，費用另計。
5． 查新課題完成，查新委托人應向本查新中心的授權機構支付查新費用。查新項目已接受委托，且已完成檢索工作時，若委托人提出取消查新，則需支付一半查新費作為檢索費用；若此時查新報告已完成，委托人則需支付全部費用。
第五章 查新工作行為規范與崗位職責
第九條 科技查新工作行為規范
1． 以科學、客觀、公正、準確為宗旨，開展科技查新工作。
2． 對用戶態度和藹，熱情周到，文明禮貌。
3．維護查新項目所有者的知識產權，不得非法占有、使用，或者向他人披露、轉讓查新項目所有者的科技成果，不得向任何人泄露查新項目的科學技術秘密和查新結論。
4．按照查新委托人提交的合同處理查新事務，對本中心不能解決的事項，請教相關查新咨詢專家協助完成。
5．嚴格執行科技查新收費標準。
6．耐心解答用戶提出的問題，力求做到有問必答，回答明確；對初次查新用戶，應主動介紹查新注意事項及查新表格填寫方法；對查新中出現的問題，應及時與用戶磋商，交換意見。
7．按約定時間準時完成委托項目的查新報告，在查新繁忙時期，在難以按常規時限提交查新報告的情況下，應提前主動向用戶說明情況，共同商定報告的完成時間。
8．查新員在取得查新結論的過程中不能依賴和使用沒有充分依據支持的關于某些特征的結論和判斷；也不能依賴和使用未經充分依據支持的、認為這些特征綜合在一起可能會使查新結論最好化或者最差化的判斷。
第十條 查新單位義務
1. 查新工作站有為委托查新單位或個人保守技術秘密的義務。
2. 委托查新單位或個人對所出具的查新檢索結論持有異議而理由正當者，查新工作站有復查義務。
3. 查新工作站有認真負責，保證查新質量，如實提供證明材料的義務。
第十一條 科技查新員、審核員職責
1．查新員、審核員應當遵守國家、地方的法律法規，遵守《科技查新機構管理辦法》、《科技查新規范》和所在機構的內部規章制度，接受所在查新機構的領導，并對其負責。
2．查新員負責查新的全部過程，代表查新中心處理查新委托等事宜；必要時與審核員協商后代表查新中心選擇合適的查新咨詢專家。
3．與審核員協商后，查新員撰寫查新報告。
4．審核員負責審核查新員所進行的查新程序是否規范；查新員確定的檢索工具書、數據庫選擇是否合適；選擇的檢索詞及分類欄目是否恰當；檢出的文獻是否為同類研究文獻；可比文獻是否恰當；查新員收集到的相關文獻是否齊全；對提出的文獻判讀是否正確；查新結論是否客觀和準確；查新報告是否規范，并向查新員提出審查意見。
第十二條 查新員資格要求
1. 熟悉《科技查新機構管理辦法》和《科技查新規范》；
2. 接受過國家有關查新業務的培訓并通過考試獲得相關專業資格；
3. 具有一定的外語和計算機水平；
4. 具有良好的職業道德；
5. 本科（含）以上學歷，具有中級（含）以上專業技術職稱。
第六章 人員培訓
第十三條 凡教育部、科技部組織的查新培訓班，本查新代理機構將盡可能多派查新人員參加，爭取使所有查新人員參加培訓，并獲得資格證書。同時，對于有條件的盡量參加查新審核員培訓。另外，考慮到多學科、查新集中性問題，多派各學科人員參加科技查新培訓班，以培訓更多的非專職查新人員，形成一支專業全面、專職兼職相結合的科技查新隊伍。
第十四條 查新單位每年可派出部分查新人員參加國內舉辦的查新工作研討會，組織學習有關查新的法律法規，學習兄弟查新單位的先進經驗，交流查新體會。鼓勵查新人員撰寫查新或與查新相關的學術論文。
第七章 質量保證與監督
第十五條 查新質量評價指標體系
《科技查新規范》對查新工作質量提出了明確的要求。查新工作質量依據下述“查新質量評價指標體系”進行評價。該指標體系根據查新程序和工作內容建立，用于查新人員自我評價查新質量和主管部門監督檢查。
在查新質量評價指標體系中，查新質量主要包括文獻檢索質量和查新報告質量兩方面。
第十六條 文獻檢索質量
文獻檢索質量是整個查新質量的基礎，檢索質量的好壞直接影響到查新報告結論的準確性，即直接影響到查新報告的質量。檢索質量可以從檢索的全面性和準確性兩個方面進行評價。
(一)檢索全面性
“查全”與“查準”是用于判定情報檢索系統檢索性能的兩個標準。查新檢索是對項目內容新穎性的檢索，具有較高的查全要求，需要相當數量的文獻，在查全的基礎上追求查準率。檢索的全面性主要受查新點分析、檢索標識、檢索范圍、檢索年限、檢索途徑、檢索策略、檢索結果的檢驗與調整等因素的影響。
1．查新點分析
查新點分析是指查新人員在對查新項目內容全面了解的基礎上，根據查新委托人對查新項目的科學技術要點等新穎性的查詢要求和管理部門的查新規定，將需要查新的內容（一般為多主題）用一條條查新要點（單主題）清楚地表示出來，即分解開來，以便于找準查新點，選擇相關文獻，并進行比較，最終得出針對性強的公正、客觀結論。該指標反映了查新人員對查新項目的實質內容的掌握程度，是檢索的前提，是對比分析與論述的依據，是查新質量一個較為重要的影響因素。要求全面準確地理解查新內容，找準查新點。
2．檢索標識
如果說“查新點分析”是概念分析整理的過程，那么檢索標識的確定便是概念的轉換。檢索標識是指通過對查新項目的主題分析將自然語言轉換成規范化語言，即確定檢索入口的問題，包括分類號標識和主題詞標識，這是影響檢索質量全面準確的一個很重要的因素。要求檢索標識的標引全面準確，邏輯組配合理。
3．檢索范圍
檢索范圍是指根據查新項目所屬專業涉及面選定的檢索工具和期刊、資料。檢索范圍應當符合具體要求，做到大小合適。
4．檢索年限
檢索年限是指根據查新項目所屬專業特點選定的檢索時限。有些基礎學科的項目要求檢索的時限較長，而一些新興學科的項目則要求檢索時限較短。查新人員應遵照《科技查新規范》的規定檢索年限來確定檢索年限。
5．檢索方法
檢索方法是指查找文獻信息的具體方法，分為手工檢索和計算機檢索兩種方法。《科技查新規范》規定：應當以機檢為主，手檢為輔。這是因為，機檢能夠滿足檢索范圍廣、速度快等要求，是提高查新效率的保證，而手檢則是對機檢的必要補充，手檢主要現刊和機檢數據庫所未收錄的出版物，可彌補某些數據庫時差和收錄范圍的不足。機檢與手檢配合才能得到滿意的檢索結果。
6．檢索途徑
檢索途徑主要是指手工文獻檢索采用的途徑，其中常用主題與分類途徑，其他諸如關鍵詞、著者途徑等，需根據檢索工具書的特點采用配合使用的方法。主題途徑檢索具有專指性，而分類途徑檢索則具有系統性，兩者交替配合使用可使檢索更加全面。
（二）檢索準確性
檢索準確性是指針對查新項目的檢索結果與實際情況的“偏差”的屬性。為了提高檢索準確率，需要針對查新檢索所得的文獻進行逐一相關性判斷，并根據查新項目的查新點與文獻的符合程度對相關文獻進行分析。要求查準率要高，分析準確、客觀。
第十七條 查新報告質量
查新報告是查新機構用書面形式就查新事務及其結論向查新委托人所做的正式陳述，是查新檢索結果的反映，是針對查新點將文獻檢索結果與查新項目進行對比分析，并由此得出查新項目的新穎性情況的報告，其質量情況主要由對比分析質量、結論質量和表述質量反映。
(一)對比分析質量
有比較才有鑒別，比較是分析、綜合、下結論的基礎，對比分析的充分與否，直接影響著結論的客觀與公正。
1．對比分析針對性、可比性
查新的最終結果是要回答查新項目是否具有新穎性，但不是針對項目的全部內容，而是針對其中的新穎性部分，即項目的核心內容，技術要點。對比分析是指針對查新點進行縱向或橫向的定性、定量分析，必要時對核心內容進行列表對比，使人閱讀后一目了然；可比性則是指對比資料的同質性，比如某項成人血液檢測指標不能與兒童的同一指標對比。要求對比分析既要有針對性，又要有可比性。
2．對比分析準確性
對比分析的準確性是指對比分析所用資料來源引用準確，引用資料的數據準確。
3．對比分析引用文獻相關性
對比分析引用文獻相關性是指對比分析相關文獻中相關度高的文獻引用情況。要求對檢出文獻進行逐一的相關性對比判斷，并根據查新項目新穎點與檢出相關文獻間符合程度進行分級排列，分門別類列出。對于相關度高的文獻，不能漏引。
（二）結論質量
查新結論質量可以從以下幾個方面來考察。
1．結論的客觀性、公正性、準確性
客觀性、公正性、準確性是結論質量中最重要的三個指標。查新結論應當客觀、公正、準確、清晰地反映查新項目的真實情況，不得誤導。所謂客觀是指，報告結論是按照文獻關于事物的本來面目給出的，沒有查新人員個人的偏見；公正是指，報告結論應當不含有任何個人的偏私；準確是指，報告結論完全符合實際。
《科技查新規范》第9部分規定：查新報告中的任何分析、科學技術特點描述、每一個結論，都應以客觀事實和文獻為依據，完全符合實際，不包含任何個人偏見。
2．報告結論的決策參考性
查新工作不僅服務于科研人員、評審專家，也服務于科研管理部門，其服務對象對查新結論決策參考性的反饋意見，在一定程度上反映了查新質量。
3．報告結論的邏輯性
結論邏輯性是指結論是否恰當，論據是否充分，報告是否具有條理性。結論的情報學評價源于檢出文獻，經過分析、對比、綜合、概括等邏輯思維過程得出，符合邏輯思維規律，才能具有說服力，令人信服。
（三）表述質量
1. 報告文字的簡潔性、正確性
語言簡潔性是指報告的文字表述情況。查新結論的措詞必須嚴謹、確切，文風樸實，言簡意賅。
《科技查新規范》第9部分規定：查新報告應當采用描述性寫法，使用規范化術語，文字、符號、計量單位應當符合國家現行標準和規范要求；不得使用含意不清、模棱兩可的詞句；應當包含足夠的信息，使得查新報告的使用者能夠正確理解。
2. 報告格式規范化
報告格式規范化是指，按照統一的格式要求填寫查新報告的每一款目。形式服務于內容，沒有規范的格式要求就不可能有高質量的查新報告，因此，這是一個重要的表述質量指標。
《科技查新規范》第9部分規定：查新報告應當采用科學技術部規定的格式。
第八章 保密與回避
第十八條 查新代理機構和查新人員有為委托人的技術內容和資料保守秘密的責任，應妥善保管委托者提交的有關資料，不得泄露任何情節。
1． 凡申請需要保密的查新課題，委托查新單位或個人要在《查新合同》上寫明密級，特殊要求保密的可根據國家有關保密規定，與委托查新單位簽訂保密合同，所用查新人員應嚴格履行保密合同。
2． 保密合同的訂立、變更或解除，均采用書面形式，其條款由當事人雙方共同約定。
3． 密級查新項目應由一名查新人員專職查新，并保管好委托查新單位或個人提供的技術材料。技術材料在查新完成后，必須隨《查新報告》即時如數退還。
4． 對保密級查新項目的有關材料，本單位按照國家有關保密法規進行管理。
5． 在實施查新保密過程中，如當事人或其他人發現有關秘密已經泄漏或可能泄漏時，應當立即采取補救措施。
第九章 檔案管理
第十九條 查新檔案管理工作按下述規定執行：
1. 查新檔案屬機密性檔案，由指定專人保管。同時應有專用檔案柜存放查新檔案資料，加鎖，不得開放使用。
2. 每一個查新項目的相關材料由該項目的查新受理人負責收集、整理、歸檔。查新完成之后，所有關于該項目的材料應當及時移交檔案保管人員，查新檔案管理人員定期對查新咨詢報告書進行整理、歸檔保存。
3. 查新檔案一律不外借。查新檔案可在查新站內部公開，以利互相學習，取長補短，并互相監督；部門以外人員如有特殊需要查閱存檔資料，須經查新中心負責人批準，辦理查閱手續，查閱后，應及時歸還。查閱人員必須在指定地點查閱，不準在檔案材料上圈點或寫字。
4. 課題組成員查閱時必須有查新檔案管理人員在場，不得查看與本課題無關的內容。
5. 檔案管理人員和其他有關人員必須本著高度負責的精神，嚴格遵守本檔案保管制度，如出現檔案遺失、泄密、損毀必將追究當事人的責任并嚴肅處理。
第十章 用戶反饋
第二十條 建立查新用戶反饋制度是為了廣泛征求用戶意見，不斷提高查新工作的質量和水平。制度具體內容如下：
1. 制定查新用戶意見反饋表，并不斷完善其中反饋項目的設定。
2. 在接到用戶填寫后的反饋表后，應及時將反饋意見和建議登記、存檔，并對有關信息給予及時解答。
3. 查新工作人員應隨時向查新用戶做好宣傳工作，努力爭取用戶的使用，不斷提高反饋率。
4. 廣泛收集反饋意見，隨時認真總結，及時改進工作。
5. 每年對查新用戶反饋意見進行一次全面總結。
第十一章 收入分配與崗位考核
第二十一條 收入分配辦法
根據學校文件精神，科技查新中心收入由校財務處統一管理，查新收入20%作為學校管理費用，80%歸圖書館支配。
第二十二條 崗位考核辦法
1. 對于完成查新任務多、質量優良的查新人員，除按收入分配辦法發放勞務提成外，還在年終評優、及單位其他聘任考評等方面給予傾斜。同時根據創收情況給予適當獎勵。
2. 對于存在嚴重漏檢、誤檢現象的查新報告，查新員與審核員共同承擔責任，處以罰款200元/項（查新員）和100元/項（審核員）；出現三次查新報告質量低劣的，當年年終評定為不稱職；情節嚴重的，取消查新資格并調離查新崗位。存在嚴重泄密行為者，交司法機關處理。
3. 對違背職業道德、有故意弄虛作假行為的查新人員，取消其查新資格。對業務素質低，不能出具合格查新報告的查新人員，暫停其查新資格。對不能遵守查新工作獨立性原則，依用戶要求做出查新結論的查新人員，將予以警告，警告三次以上，取消查新資格。
