各位同學、研究生導師：
根據學校“關于做好2021年上半年研究生學位論文答辯及學位授予工作的”要求，現將有關事項強調如下：
一、答辯資格審查（4月7日前完成）
1、擬申請答辯的各類研究生(含博士生、學歷型碩士和在職研究生)登錄研究生管理信息系統（以下簡稱管理系統），在“科研管理”填寫發表論文等信息后，在“畢業與學位-答辯資格審查申請”中進行學分和開題情況審查。答辯資格審查通過后提交申請和打印《答辯資格審查表》，經導師簽字后連同科研成果原件交學院審核（4月7日交學院研究生辦理科樓C-526）。
學院對各類研究生的《答辯資格審查表》和學術成果原件審核通過后，在系統內“畢業- 答辯資格審查管理-答辯資格審查”點選審核通過，導出《答辯資格審核情況匯總表》，簽字蓋章后提交校學位辦。
申請提前畢業的學歷型博、碩士研究生，學院依照《長沙理工大學研究生學籍管理規定》（附件1）第八節規定的條件審核，將審核通過的《長沙理工大學研究生申請提前畢業審批表》（附件2）及證明材料匯總交由研究生院培養辦及學位辦審批。審批通過后，研究生在管理系統“畢業與學位-答辯資格審查申請”中提交審查申請，通過后提交申請和打印《答辯資格審查表》。
二、院校兩級學位論文學術不端檢測（4月8日至4月16日）
1、 院級學位論文學術不端檢測(4月10日前完成)
4月10日前研究生按論文撰寫規范（附件3）要求完成論文后將電子版提交學院(要求學生4月10日前將論文以“011+學號+姓名+導師姓名”命名WORD文檔發給導師，由導師審核把關，4月10日前發郵箱[email protected],學院匯總后統一檢測，4月12日學院反饋檢測結果，學生在導師指導下進行修改完善)）
學院根據撰寫規范對論文格式進行審查后進行查重檢測，對未符合要求的論文應敦促其修改。（注：院級檢測的論文不在系統內提交）
2、學生提交修改后帶版本號及水印的學位論文電子版至送審系統（4月16日前）
研究生將作者及導師中英文姓名用*號替換，并利用水印軟件生成帶版本號和水印的論文電子版，經導師同意后（由導師簽是否同意上傳審核意見，意見書4月16日前由學生交研究生辦），學生再通過管理系統的“論文評閱管理”界面進行“查重盲審評閱論文上傳”（上傳后不能再進行修改）。注：論文版本號、水印軟件及使用說明見附件4。
學院從管理系統“畢業-論文查重管理”中批量下載本院學位論文用于校級檢測，檢測完成后將全部人員的檢測結果上傳到管理系統內，并導出打印通過復制比檢測的《擬答辯人員名單》（主管院長簽字并加蓋學院公章）至校學位辦。檢測通過的學位論文方可提交盲審。
注：各學院檢測前設置文件夾時須選擇“去除第一作者發表文獻”以剔除作者本人發表文章所形成的復制比。系統檢測有三個結果，以第一欄檢測結果為準。博士學位論文檢測標準：論文檢測文字復制比≤10%；碩士學位論文檢測標準：學歷型理工科碩士學位論文檢測文字復制比≤20%；在職研究生（理工科）及其它學科碩士學位論文檢測文字復制比≤30%。
三、校外肓審和校內評審（4月17日至5月20日）
學生論文除導師外，還需聘請校內、校外專家各1人進行評審，3份評審意見均進入學生學位檔案。（此項工作5月20日之前完成）
1、學校校外盲審。
研究生院通過管理系統隨機抽取部分學位論文送第三方評審平臺進行校級雙盲評審，盲審抽取人數占擬答辯人數總數的15%，其中應屆生占10%以上，博士生、提前畢業、延期畢業的碩士生和此前抽檢不合格的學位論文全部送審。此外，上一次盲審未過者導師的學生將進行重點抽審。未進行校級盲審的學位論文由學院組織評審。
學校、學院及時將論文評閱意見返回給學生，論文盲審未通過的學生不能組織答辯。論文盲審通過的博碩士畢業生必須根據外審專家的盲審意見對學位論文進行修改，在系統內填寫《論文修改報告書》，導出打印后交導師審核簽字，導師應嚴格審核論文修改情況，并在論文修改報告書上簽字認可后，方可組織學生答辯。
2、校外專家送審：未被學校抽中者，由導師或學院聘請至少兩位副教授(或相當專業技術職務)及以上職稱的同行專家對論文進行評閱，且至少應有一位評閱人是校外專家。
論文評閱書由學院研究生教學干事直接寄出和回收，學位申請人及指導教師不得參與。論文評閱人名單應對學位申請人保密，評閱意見及有關材料應密封傳遞。論文評閱時間不得少于十五天。由學院統一送給校外專家。學生的論文在送審前導師一定要嚴格把關，并簽定是否同意送審意見報學院研究生辦備案。
四、答辯準備（5月21日-5月23日）
請畢業生在答辯前在管理系統中的“個人管理-個人信息維護”中做好基本信息的維護，特別是專業名稱、身份證號、前置學位等重要信息，確保學位授予信息完整、準確。
通過論文盲審的研究生在管理系統“畢業與學位-學生答辯申請”中填寫并打印相應的《答辯申請書》，從“研究生院官網-下載中心-學位工作”中下載打印相應的《答辯表決票》、《學位申請材料》（博士生打印《博士學位申請及評定書》），連同《學位論文修改報告書》交學院審核蓋章且在系統審核通過后方可進行答辯。
畢業生在學院領?。寒厴I生登記表2份/人（博士生、學術學位和學歷型專業學位碩士生），檔案袋1個/人。
五、組織答辯及向學院提交學位檔案（5月24日-6月6日）
學院在管理系統中“畢業-答辯申請管理-答辯申請審核”中對通過論文外審的學生的答辯申請（包括答辯委員會成員）進行審核，統一組織答辯。擬答辯學生需在答辯前3-5天將學位論文交答辯委員會專家評閱。學院可在系統內畢業模塊下“答辯申請管理”中填寫并打印《答辯安排表》，也可在“答辯申請管理-打印答辯申請”導出空白表格進行填寫。答辯安排需在學院主頁提前公示并提交督導工作群，督導專家將隨機抽查答辯情況并給予評價。答辯通過后，由答辯秘書填寫學位申請材料。
研究生按歸檔目錄（歸檔目錄及答辯相關文件在“研究生院官網-下載中心-學位工作”下載）填寫和整理學位檔案。各類研究生成績單由學院打印。研究生將學位檔案材料按順序裝入檔案袋，并在檔案袋的封面和封底相應欄填寫相關信息后提交學院。
注：畢業研究生（博士、學歷型碩士研究生）在向學院提交檔案袋前，應向圖書館提交學位論文電子版和和紙質版，具體程序為：學生進圖書館主頁，點擊左側“論文提交”，按提示完成論文電子版的上傳和紙質版的提交。
六、學院學位評定分委員會審核（6月9日前完成）
答辯結束后，學召開學位評定分委員會，對研究生的學位申請進行討論審核。學院學位評定分委員會應加強對論文修改情況的審核，博士培養學院評定分委員會應審核博士論文修改報告書并簽署意見。討論通過后，由學院評定分委員會主席在學生的“學位申請材料”的院學位分委員會的意見欄簽署意見并加蓋學院公章。同時由各學院研究生干事在管理系統內學位模塊下的“分委會學位管理”界面先進行“生成上會名單”的操作，再進行“學位討論結果錄入”。
七、向校學位辦提交學位材料（6月12日前完成）
學院提交擬授予學位人員名單（“學位-學位申請管理-學位申請審核”中導出）電子版和紙質版（學位評定分委員會主席和主管副院長簽字并加蓋學院公章），同時提交以下材料：
博士：全套學位檔案材料。
學歷型碩士：畢業生登記表（2份）、學位申請材料（2份）、學位論文定稿（2本）。
在職研究生：學位申請材料（2份），兩寸藍底照片每人2張以及全部在職人員的照片電子版（電子照片尺寸為100*140，大小在15k以內）。
校學位評定委員會討論通過后，校學位辦將學位申請材料、畢業生登記表加蓋公章返還給學院進行歸檔。
八、校學位評定委員會（具體時間另行通知）
九、畢業證和學位證的領取（具體時間另行通知）
博士、學歷型碩士研究生畢業證書以學院為單位至培養辦（一辦B208）領取。
學歷型碩士研究生學位證書以學院為單位至校學位辦（一辦B209）領取，在職研究生學位證書以學院為單位至培養辦黃老師處（一辦B208）領取。
學院在學生辦理完離校手續后發放證書。
博士學位證書公示期滿三個月后由校學位辦發放。
十、學位檔案處理
所有博士、學歷型碩士及在職研究生的2份學位檔案均由學院派專人負責歸檔。其中一份在校學位評定委員會會議召開后一周內，按照校檔案館的要求，整理后統一移交給學生檔案管理部門。另外一份于次年6月30日之前統一移交給綜合檔案管理部門。
十一、學位信息采集（2021年7月10日前）
研究生登陸管理系統，在畢業與學位下的“授予數據核對”界面進行學位信息核對和完善，學院研究生干事認真完成畢業研究生基本信息的審核和提交工作，并從系統中打印相應的《基本數據表》進行歸檔。
物理與電子科學學院
2021年4月4日
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