校屬各單位：

為做好2021年度學校文件材料立卷歸檔工作，根據《長沙理工大學檔案管理辦法》，通知如下：

一、歸檔范圍

1、2021年1月1日至2021年12月31日各項工作活動中直接形成的，反映各部門工作的、具有保存價值的各種載體（如文字、圖表、照片、音視頻和實物等）材料。

2、各單位2021年以前產生，“應歸未歸”的檔案材料。

3、全校教職工在抗擊新冠疫情工作中形成的各類材料。

4、2021年度學校撤并的機構請務必移交原部門檔案材料。

二、歸檔要求

1、為保障學校檔案資源的完整、齊全、準確，請各單位高度重視歸檔工作，切實加強對本單位歸檔工作的領導；各兼職檔案員要切實履行職責，認真做好本單位檔案的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件完整、齊全，并按時移交檔案館。

2、各單位歸檔的具體要求請參照《長沙理工大學綜合檔案收集指南》《長沙理工大學檔案管理辦法》（長理工大綜〔2021〕20 號文件）執行。

3、凡產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關部門協助提供材料；涉及機構調整、撤并、新增的由合并或新產生的機構按職能分工的延續統一歸檔。

三、歸檔流程

1、各單位檔案員將文件材料收集后進行分類預立卷，經檔案館業務指導聯系人確認無誤后移交，并在綜合檔案業務管理系統錄入案卷和卷內目錄。

2、綜合檔案業務管理系統錄入完成后申請審核，審核通過之后再打印相關目錄。

四、歸檔時間

請各單位于2022年10月31日前完成歸檔文件材料的歸檔移交工作。

五、聯系方式

1、綜合檔案紙質版檔案移交中有疑問請咨詢周靜老師：85213087

2、檔案電子目錄移交中有疑問請咨詢張奎老師：13875981278。

由于歸檔量大，請各單位歸檔前提前預約，按期歸檔，感謝各單位對檔案工作的重視和支持！

長沙理工大學檔案館

2022年9月5日