關于做好2019年度文件材料歸檔工作的通知

校屬各單位：

根據《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《長沙理工大學檔案管理辦法》等文件要求，為確保2019年度歸檔工作及時有效開展，現將有關事項通知如下：

一、材料范圍

1、2019年度（1月1日--12月31日）應歸檔的文件材料（如紙質文字圖表、照片、音視頻和實物等材料）以及跨年度完成的反映2019年工作的材料，按照《長沙理工大學檔案歸檔范圍及保管期限》執行。

2、2019年以前應向檔案館移交而未移交的的檔案材料。

二、歸檔要求：

1、各單位分管領導要重視各門類檔案材料的收集歸檔，監督兼職檔案員做好本單位檔案歸檔工作，確保各門類檔案材料規范、完整、齊全。任何單位或個人不得將應歸檔材料據為己有。

 2、歸檔文件材料應是原件，材料務必內容真實完整、用紙規范、手續齊備（需蓋章的應蓋章，需簽字的應簽字），部門兼職檔案員要逐卷逐件檢查，按歸檔要求進行整理。

  3、因學校2019年機構調整，新設立或調整的單位要負責歸檔原部門或指定承擔收集的檔案。

 4、各單位在向檔案館移交檔案時，需打印移交目錄一式兩份（要求在檔案館綜合平臺中著錄并打印電子目錄），并標明移交日期、移交人，加蓋單位公章及領導簽名。一份檔案盒內保存，一份作為檔案館歸檔文件目錄匯總。同時網上提交相應電子文檔（主要是黨政辦的OA文檔），電子文檔須注明與紙質文件相符的標題及時間。各“件”上的檔章號由檔案館檢查后再組織蓋制。

  5、聲像（視頻、照片）、實物等歸檔材料須標明題名、時間、地點、人物等要素。

6、學校檔案管理系統已啟用，學校所有綜合檔案歸檔材料均需進入平臺著錄，提交歸檔目錄，然后按要求整理紙檔并移交檔案館，請各部門按檔案館專題培訓要求辦理。

7、歸檔時間：

2020年6月30日前。

三、歸檔指導及聯系

檔案館將于下周開展線上培訓，培訓通知附后。請各單位積極配合組織人員參加培訓，并派人到金盆嶺校區辦公大樓7樓領取培訓資料。辦公地址：金盆嶺辦公大樓7樓711室 ；聯系人：周老師 彭老師 何老師 電話：85213087 85213129 綜合檔案工作群：71327178

附件1：關于舉辦2020年綜合檔案兼職檔案員培訓班的通知

附件2：長沙理工大學綜合檔案業務管理系統操作手冊

                                     檔案館

                                2020年3月10日