校屬各單位：

為進一步加強我校學生檔案管理工作，促進學生檔案管理的規范化、標準化、科學化，確保學生檔案的真實性、完整性、安全性，現對學生檔案管理相關規定作出部分調整，并將具體事項通知如下。

一、學生檔案分類歸檔清單及時限

1. 博士新生檔案。各學年度全日制博士研究生擬錄取名單公示期間，研究生院及時向檔案館提交擬錄取名冊，學院負責調取、接收、整理、初審擬錄取博士研究生（非定向就業）人事檔案，并統一移交給檔案館；檔案館負責審查考生人事檔案，對考生檔案材料出現問題或缺失的，及時告知研究生院相關名單，由研究生院通知學院進行處理。博士新生入校后，研究生院向檔案館提交博士研究生新生名冊；檔案館在兩個月內完成博士研究生新生檔案的歸檔工作。歸檔材料為：高中檔案材料、本科檔案材料、碩士檔案材料、博士研究生錄取登記表、兩份報考博士生專家推薦書、定向培養研究生協議書、新生健康體檢表；工作期間人事檔案材料。

2. 碩士新生檔案。新生入校后，研究生院及時向檔案館提交碩士研究生新生名冊；學院在兩個月內做好碩士研究生新生檔案的接收、審查、整理、建檔、歸檔工作；每年10月31日前按要求向檔案館移交，由檔案館統一管理。歸檔材料為：高中檔案材料、本科檔案材料、研究生錄取登記表、新生健康體檢表。

3. 本科新生檔案。新生入校后，招生就業處及時向檔案館提交本科新生名冊；各學院在兩個月內做好新生檔案的接收、審查、整理、建檔、歸檔工作；每年10月31日前按要求向檔案館移交本科新生檔案（含團員材料），由檔案館統一管理。歸檔材料為：高中畢業生登記表、高考報名登記表、高考體檢表、高考志愿表、高考成績單、黨團材料、獎懲材料等；新生學生登記表、新生健康體檢表。

二、相關工作要求

1. 檔案材料必須齊全完整。新生檔案在移交入館之前，各學院應加強審查，若發現有所遺缺，要求學生須及時補全遺缺部分，確保移交檔案材料齊全完整。

2. 黨團材料及時移交。如新生為預備黨員或入黨積極分子，其黨員發展相關材料可暫由學院負責保管，待轉正后由學院負責將轉正學生黨員材料在指定時間內（時間另行通知）移交檔案館。各學年度團員發展工作完成后1個月內，各學院將學生團員材料移交檔案館。

3. 獎懲等材料定期移交。各學院應將學生年度鑒定材料，對學生的獎勵、處理、處分及解除處分材料真實完整地歸入本人檔案，每年定期移交檔案館一次，時間為每年 10月—11月。

4. 檔案調整按時完成。各學年度轉專業工作完成后1個月內，教務處及時向檔案館提交轉專業學生名冊，由檔案館統一調整學生檔案所在學院。

5. 高度重視新生檔案安全工作。檔案移交前，各學院應安排專人保管，檔案要存放在帶鎖的箱柜中，注意好防火、防潮（水）、防盜、防蟲、防鼠；查閱利用新生檔案應用專門記錄本做好登記，查閱后應及時歸入檔案袋，以防丟失。

三、緊急移交事項

1. 2021、2022級學生團員材料。請各學院于2024年7月15日前將保管的2021級、2022級學生團員材料移交檔案館（提前與檔案館綜合與學生檔案室預約）。

2. 移交地址及聯系電話。地址：檔案館綜合與學生檔案室（金盆嶺校區原圖書館A館南棟101室）；聯系人：蔡老師、龍老師，電話：85203036；13723887913。

                                                                                      長沙理工大學檔案館

                                                                                        2024年6月24日