《高等學校檔案管理辦法》規定：“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。”為進一步加強和規范檔案館印章的管理，確保印章的安全使用，特制定《檔案館印章管理辦法》。

1、本辦法所指印章為“長沙理工大學檔案館、長沙理工大學檔案證明專用章、檔案館業務章、長沙理工大學教工人事檔案室、長沙理工大學學生檔案室”等印章。

2、本辦法適用于以檔案館名義上報或下發的公文、通知、出具的介紹信、統計報表以及檔案材料的查詢、學習成績單英文翻譯、個人檔案查證、歸檔證明等。

3、印章的管理

3.1 “長沙理工大學檔案館”印章由綜合檔案室負責人妥善保管。

3.2 “長沙理工大學檔案證明專用章”印章由綜合檔案室相關業務人員負責妥善保管。

3.3 “長沙理工大學教工人事檔案室”印章由教工人事檔案室負責人妥善保管。

3.4 “長沙理工大學學生檔案室”印章由學生檔案室負責人妥善保管。

3.5 印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時，經館領導同意，可將印章移交他人臨時管理。專管人員要向臨時管理人員交接工作，交代用印注意事項。

4、印章的使用

4.1 檔案館實行用印登記制度。印章專管人員必須親自用印，按照各級負責人的審批意見，仔細審查用印文件的內容、格式，確認無誤后方可用印。

以長沙理工大學檔案館名義發出的公文、通知，憑館領導簽發批準的原稿用印；

上級來文需填報的各類報表，憑來文中限定填報的份數用印；

各業務科室用印（包含學籍查詢、學籍翻譯、個人檔案查證、歸檔證明等），業務經辦人審核后，按規定辦理用印手續；

如有特殊情況用印，須經館領導批準。

4.2  印章加蓋位置應準確、恰當，印跡端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。

4.3  不得在空白介紹信、空白便函、空白證件上用印。

5、未按批準權限用印或用印件內容有誤的，印章專管人員不予用印；經辦人拒絕專管人員審核用印內容的，專管人員應拒絕用印，并報告館領導處理。

6、印章專管人員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用印，嚴禁擅自用印。違反用印者，根據情節輕重給予當事人批評教育直至行政處分，造成重大損失的，要追究其經濟責任和法律責任。

7、本辦法的解釋權在長沙理工大學檔案館館務會。

8、本辦法自印發之日起施行。