1、裝袋前材料準備工作

1.1 各學院于6月28日前到就業辦、教務處領取《全國普通高等學校本科畢業生就業通知書》、成績表等材料。

1.2 各學院將每一個畢業生的《全國普通高等學校本科畢業生就業通知書》、學生登記表、畢業生登記表、鑒定材料、政審表、成績表、體檢表、黨團材料、獎懲材料等大學檔案材料收集齊全，做到學生每人一套，并按專業相對集中、學號從小到大順序排列。

由于檔案材料集中裝袋時間緊、任務重，且檔案館場地有限，請各學院務必在檔案裝袋前做好準備工作，避免出現檔案材料混裝、錯裝現象。

2、裝袋流程及注意事項

裝袋流程：

第一步，領取本科畢業生檔案袋；

第二步，裁下檔案投遞通知單第二聯（回執）；第三聯（檔案投寄地址）；

第三步，裝袋；

裝袋注意：

① 將裁下的投遞通知單的第二聯（回執）與大學期間的檔案材料和高中檔案（考取外校的研究生，高中檔案已提前調走）裝入機要專用信封中；

② 投遞通知單第三聯為投寄單位，投寄單位為長沙理工大學，以及因各種原因緩寄的，只需將大學期間的檔案材料裝入檔案袋，但不要裝入機要信封；

③ 在裝袋時，請仔細核對已裝入檔案袋中的大學檔案材料有無多裝、漏裝、混裝，特別注意同名同姓學生檔案的裝袋；

④ 對于改寄、緩畢業、留級等原因暫不投寄的檔案，必須在其檔案袋上用鉛筆注明原因并由裝袋老師簽字確認。

第四步，粘貼封袋。將投遞通知單第三聯（檔案投寄地址）裁下，貼到機要專用信封袋正面；切記：沒有裝機要專用信封的，只需將投遞通知單第三聯貼到檔案袋上；

第五步，排序。將所有檔案按照檔案投遞通知單總序號從小到大的順序排列；

第六步，清點。將已排序的檔案交由檔案館工作人員進行清點；

第七步，封口。將已裝好檔案的、需要投寄的機要專用信封封口。

3、應屆本科畢業生檔案裝袋地點及時間安排

請各學院盡可能安排熟悉畢業生裝袋工作的人員，按照《長沙理工大學本科畢業生檔案裝檔日程安排表》，組織人員在規定的時間內到檔案館集中裝袋。