1、什么是學(xué)生檔案？里面有什么內(nèi)容？
答：學(xué)生檔案，是人事檔案重要組成部分，所收集的內(nèi)容只限于你在中學(xué)和大學(xué)時(shí)期的材料。
學(xué)生檔案從你高中時(shí)開始建立，主要有學(xué)籍卡、中學(xué)畢業(yè)登記表、高考招生報(bào)名表、高考招生體檢表等，如果你是團(tuán)員，還有入團(tuán)志愿書、介紹信等。當(dāng)你考上大學(xué)，這份檔案也隨你進(jìn)入就讀的學(xué)校。你在大學(xué)的相關(guān)記錄，如高考新生錄取名單、入學(xué)登記表、成績(jī)單、體檢表、學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等會(huì)進(jìn)入你的檔案。
2、學(xué)生檔案有什么作用?
答：檔案是你的人生記錄，是你人生經(jīng)歷最重要的歷史憑證。沒有檔案，你就等于是一個(gè)“黑人”。檔案也是你進(jìn)入社會(huì)的第一個(gè)歷史身份證明。如果你升學(xué)了，如考上研究生，你就讀的學(xué)校需要調(diào)走你的檔案，沒有檔案人家不錄取你，考得再好也沒有用;你要進(jìn)政府部門、國(guó)企或事業(yè)單位找工作，人家首先要看你的檔案，因?yàn)閷W(xué)生檔案是你在學(xué)校的真實(shí)記錄，你在學(xué)校的成績(jī)?cè)趺礃?、表現(xiàn)怎么樣、政治面貌怎么樣，這些都可以從你的檔案中得到最可靠的答案。沒有檔案，誰(shuí)敢要一個(gè)沒有來(lái)歷的“黑人” 呢?就業(yè)、工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)政審、職稱評(píng)審、工資調(diào)整，還是入黨以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等等，都將以檔案材料為重要的審核依據(jù)。
下面環(huán)節(jié)需要檔案方可辦理：
(1)工作前單位查檔、政審(特別是行政機(jī)關(guān)、參軍、事業(yè)單位);(2)升學(xué)考研、考公務(wù)員、出國(guó)、落戶口、結(jié)婚、生育等;(3)評(píng)職稱和工作調(diào)動(dòng);(4)購(gòu)買社保、養(yǎng)老金的領(lǐng)取等;(5)轉(zhuǎn)正定級(jí)和計(jì)算工齡。
3、我可以查看自己的檔案嗎?
答：不能。在《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中明確規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這是為什么呢?這樣規(guī)定的目的是為了杜絕檔案被偽造、涂改和增減，確保檔案的真實(shí)性和完整性，從而保證它的憑證作用。所以，如果檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格密封，自己不能拆開。
4、畢業(yè)了，我的檔案放在哪里呢?
答：已就業(yè)(已簽三方)
(1)就業(yè)單位有人事接收權(quán)(一般為機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)企等)
檔案接收單位:用人單位(檔案由畢業(yè)院校寄至用人單位)
(2)就業(yè)單位無(wú)人事接收權(quán)(民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)等一般企業(yè))
檔案接收單位:生源地人事部門或掛靠各就業(yè)地人才交流中心等人事代理機(jī)構(gòu)(畢業(yè)生到各區(qū)人才交流中心辦理檔案掛靠手續(xù)，檔案由畢業(yè)院校寄至人才市場(chǎng))
(3)外地就業(yè)高校畢業(yè)生
檔案接收單位:請(qǐng)咨詢就業(yè)所在地檔案管理部門或畢業(yè)院校就業(yè)指導(dǎo)部門(各地接收畢業(yè)生檔案的程序和規(guī)定不同，請(qǐng)以當(dāng)?shù)貦n案管理部門的官方信息為準(zhǔn))未就業(yè)(未簽三方)
檔案接收單位：各省畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心或生源地人才中心(檔案由畢業(yè)院校寄至省高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，免費(fèi)存放兩年，兩年后若未辦理就業(yè)手續(xù)和取消，則動(dòng)遷回生源地)
(1)無(wú)論是否找到工作，檔案都可放回生源地人事局或人才交流中心
(2)若找到工作后，有人事權(quán)的單位可發(fā)函將其檔案調(diào)出（干部調(diào)動(dòng)）
5、辦理檔案的遷出有哪些手續(xù)?
答：(1)首先要確定檔案遷往的地方，具體遷往哪里請(qǐng)參考上文第4點(diǎn)，檔案不能放在自己手上。
(2)檔案原則上遷往你的報(bào)到證所在地。若遷往非報(bào)到證所在地，則需提供接收單位的調(diào)檔函。
(3)辦理時(shí)還需持有效證件如身份證或畢業(yè)證；如果委托他人辦理，還需要提供親筆簽名的委托書及自己的身份證復(fù)印件和受委托人身份證原件及復(fù)印件。
6、畢業(yè)后，檔案可不可以一直放在學(xué)校?
答：原則上不可以。對(duì)于畢業(yè)時(shí)未就業(yè)的同學(xué)，檔案可以暫存學(xué)校2年，找到工作后再轉(zhuǎn)到相應(yīng)的地方。對(duì)于超過(guò)2年的，我們不推薦其繼續(xù)留在學(xué)校，其一，檔案放學(xué)校不算工齡，對(duì)同學(xué)不利；第二，以后可能因各種原因要用到檔案，除了辦理就業(yè)手續(xù)，學(xué)校不會(huì)也無(wú)權(quán)給辦理相關(guān)證明及手續(xù)；第三，學(xué)校存放檔案空間有限，人手有限，無(wú)法無(wú)限期的為已畢業(yè)的學(xué)生存放檔案。
7、檔案可以放在自己手上嗎?
答：不能，必須放在具有檔案保管資質(zhì)的管理機(jī)構(gòu)，才能確保檔案的客觀性和憑證作用。
8、檔案去向如何查詢，查詢期限是多久?
畢業(yè)生檔案郵寄地址，為調(diào)檔函原件顯示的地址。畢業(yè)生要及時(shí)將調(diào)檔信息表報(bào)給學(xué)院輔導(dǎo)員。 檔案轉(zhuǎn)寄有嚴(yán)格的交接簽收程序，檔案一般情況下不會(huì)遺失。畢業(yè)生到用人單位報(bào)到后，要及時(shí)到自己所在單位的人事主管部門了解自己的檔案是否已經(jīng)寄達(dá)。對(duì)寄到人才中心的檔案，應(yīng)及時(shí)到場(chǎng)或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢后確認(rèn)并辦理相關(guān)手續(xù)和繳費(fèi)。
目前，我校檔案館正在開發(fā)學(xué)生檔案去向查詢系統(tǒng)，今后畢業(yè)生可登錄網(wǎng)頁(yè)，查詢個(gè)人檔案去向，并根據(jù)檔案郵寄EMS單號(hào)、郵寄地址到接收單位確認(rèn)。目前主要通過(guò)電話咨詢學(xué)生檔案室或是學(xué)院輔導(dǎo)員，查到郵寄EMS單號(hào)，持有效身份證件,上EMS官網(wǎng)查詢檔案去向。郵局規(guī)定，學(xué)生檔案寄出之日起一年內(nèi)可追蹤查詢檔案簽收部門和簽收人，超過(guò)一年，不允查詢。
9、學(xué)生檔案是如何轉(zhuǎn)遞的?
學(xué)生檔案是國(guó)家規(guī)定的機(jī)密文件，國(guó)家規(guī)定要通過(guò)機(jī)要通信或EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞轉(zhuǎn)遞。我校采取EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞轉(zhuǎn)遞。個(gè)別特殊情況下確有需要可派專人送取(如果遺失后果自負(fù))，送取人員必須為中共正式黨員。專人送取學(xué)生檔案必須經(jīng)學(xué)生所在學(xué)院、檔案館負(fù)責(zé)人共同簽字批準(zhǔn)。整個(gè)過(guò)程均有嚴(yán)格的交接簽收手續(xù)。
通過(guò)EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞轉(zhuǎn)遞檔案，因寄達(dá)省份距離遠(yuǎn)近不同，一般需要十天左右，因此畢業(yè)生到用人單位報(bào)到后，應(yīng)主動(dòng)查詢檔案是否寄到該單位。
10、檔案丟失怎么辦?
原則上檔案是不能補(bǔ)辦的，如有丟失，學(xué)校檔案館只能提供當(dāng)年高考新生錄取名冊(cè)、大學(xué)成績(jī)單、畢業(yè)名冊(cè)（含發(fā)證號(hào)）等復(fù)印件蓋章，關(guān)于高中期間檔案以及大學(xué)期間獲獎(jiǎng)材料、黨團(tuán)組織材料等無(wú)法提供。
11、檔案、歸檔材料可以由學(xué)生本人前來(lái)歸檔嗎？
按有關(guān)規(guī)定，學(xué)生檔案歸檔材料應(yīng)由學(xué)院鑒別后，由學(xué)院專（兼）職檔案管理人員或?qū)W生所在班級(jí)輔導(dǎo)員歸檔，并填報(bào)移交目錄。
12、學(xué)生檔案能夠提前轉(zhuǎn)遞嗎？
學(xué)生未畢業(yè)或取消學(xué)籍前，原則上不得將學(xué)生檔案提前轉(zhuǎn)遞到其他單位或部門。應(yīng)屆畢業(yè)生若因特殊情況需將學(xué)生檔案提前轉(zhuǎn)遞到其他單位或部門的，須持學(xué)生處或研究生院負(fù)責(zé)人，學(xué)生所在學(xué)院負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的審批表和調(diào)檔函辦理。
