第一章 總 則

第一條 為了規范長沙理工大學教育基金會（以下簡稱基金會）會議工作，實現基金會工作的科學決策、民主決策，確保各類會議工作高質量、高效率召開，根據《中華人民共和國慈善法》、《基金會管理條例》、《長沙理工大學教育基金會章程》（以下簡稱章程）等有關規定，制定本基金會會議議事制度。

第二條 基金會會議可設置有理事會會議、專門委員會辦公會、秘書處處務會等。

第三條 基金會會議堅持“民主公開，集體討論，專題專議，會議決定”，實行民主集中制的原則，遵守基金會重大事項報告制度、三重一大決策制度等相關規定，充分發揮黨內監督作用。

第二章 一般規則

第四條 基金會會議一般以現場方式召開，也可根據實際情況， 以電話會議、可視電話會議、微信會議等或者混合多種的組織方式召開。

第五條 基金會會議可根據實際情況安排定期會議、臨時會議。基金會會議應提前通知相關會議代表，并向會議代表提供會議材料。

第六條 基金會會議代表須按時參加會議。若因故不能參加會議， 應提前請假。

第七條 基金會會議表決意向可分為同意、反對和棄權，參加會議的代表只可選擇一種意向。會議可以根據會議組織方式以現場舉手、現場投票、通訊投票、微信投票或無異議認可方式進行表決，在征求意見時，在規定的時間內沒有明確回復視同對表決內容無異議。

第八條 基金會會議須做會議記錄。會議形成決議的，應制作會議紀要并妥善存檔。

第九條 基金會會議形成的決議，須認真貫徹執行，不得隨意變更。

第三章 理事會會議

第十條 理事會是本基金會決策機構。理事會行使下列職權：

（一）制定、修改章程；

（二）選舉、罷免理事長、副理事長、秘書長；

（三）決定重大業務活動計劃，包括資金的募集、管理和使用計劃；

（四）年度收支預算及決算審定；

（五）制定內部管理制度；

（六）決定設立辦事機構、分支機構、代表機構；

（七）決定由秘書長提名的副秘書長和各機構主要負責人的聘任；

（八）聽取、審議秘書長的工作報告，檢查秘書長的工作；

（九）決定基金會的分立、合并或終止；

（十）決定其他重大事項。

第十一條 理事會會議每年至少召開 2 次。理事會會議由理事長負責召集和主持。有 1/3 理事提議，必須召開理事會會議。如理事長不能召集，提議理事可推選召集人。召開理事會會議理事長或召集人需提前 5 天通知全體理事、監事。

第十二條 基金會會議須有 2/3 以上理事出席方能召開；理事會決議須經出席理事過半數通過方為有效。

下列重要事項的決議，須經出席理事表決，2/3 以上通過方有效：

（一）章程的修改；

（二）選舉或者罷免理事長、副理事長、秘書長；

（三）章程規定的重大投資活動；

（四）基金會的分立、合并。

（五）對本基金會有重大影響的其他事項。

第十三條 基金會理事、監事、黨支部書記如不能親自出席理事會會議，可以書面委托其他理事、監事或代表代為出席行使相應權利，但每位理事或監事僅限委托（代表）一人。委托書應說明代理人、代理事項、權限及有效期限，由委托人簽字，委托書應內容明確，充分體現委托人對提案的個人意見和表決意向。

第十四條 監事、黨支部書記列席理事會會議，監事有權在理事會會議上提出質詢和建議。并應當向登記管理機關、業務主管單位以及稅務、會計主管部門反映情況。黨支部書記應將支部黨員對基金會重大事項討論的建議和意見向理事會反饋。

第十五條 理事會會議的提案經過明確充分的討論后，主持人應將議程中的各項提案逐一提請出席會議理事或委托人進行表決。每位理事對每項提案有一票表決權。

第十六條 理事會會議應當制作會議記錄。形成決議的，應當場制作會議紀要，并由出席理事審閱、簽名。理事會決議違反法律、法規或章程規定，致使基金會遭受損失的，參與決議的理事應當承擔責任。但經證明在表決時反對并記載于會議記錄的，該理事可免除責任。

理事會會議記錄應包括以下內容：

（一）會議屆次及召開的時間、地點和方式；

（二）會議主持人及理事出席、委托出席、列席等信息；

（三）會議議程、議題；

（四）理事、監事發言要點；

（五）表決的內容、方式及結果；

（六）理事會認為應當記錄的其他事項。

第十七條 如果有半數以上的與會理事認為提案不明確、不具體或材料不充分，不利于做出決策時，會議主持人可要求對該提案暫緩表決，并請相關理事對該提案提出明確的要求。

第十八條 未能現場進行表決的決議，也可采用書面、通訊、網絡等表決方式，理事應在收到表決請求后的 5 日內，通過文件、傳真、電子郵件、文字微信等通訊方式將表決結果送達基金會。

第十九條 基金會秘書長應組織實施理事會會議決議。

第四章 專門委員會辦公會

第二十條 專門委員會是在基金會理事會領導下擔任專門任務的工作機構，對涉及基金會重大的專業的事項進行集體決策。包括籌資與資助管理委員會、考核與薪酬管理委員會、投資管理委員會等。專門委員會原則上設置主席 1 名、委員若干。基金會理事可擔任專門委員會成員。專門委員會根據工作需要不定期召開辦公會。

第二十一條 專門委員會辦公會由主席擔任召集人和主持人。專門委員會辦公會須2/3 以上的委員出席方可召開會議。出席會議委員2/3 以上的委員表決通過方可形成決議，其中投資管理委員會會議需要委員全票表決通過方可形成決議。

第二十二條 專門委員會辦公會對專門委員會職責權限范圍內的專門任務事項進行集中決策，超出權限范圍的重大事項應上報基金會理事會進行決策。專門委員會可根據工作需要委托基金會秘書處負責部分專門任務事項。

第二十三條 專門委員會辦公會相關決議應及時向理事長通報。

第五章 秘書處辦公會議

第二十四條 秘書處是基金會的常設辦事機構,在理事會領導下負責基金會的日常工作。秘書處處務會（以下簡稱“處務會”）對基金會日常工作的主要任務事項進行決策。秘書處行使下列職權：

（一）組織實施基金會年度公益活動計劃；

（二）組織實施基金會資金的籌集、管理和使用計劃；

（三）擬訂基金會的內部管理規章制度；

（四）提議聘任或解聘各機構主要負責人；

（五）決定各機構專職工作人員聘用；

（六）理事會賦予的其他職權。

第二十五條 處務會原則上每月召開1次，并根據工作需要可不定期召開。處務會由秘書長負責召集和主持。處務會成員為秘書處負責人及部門高管人員，安排專門人員作會議記錄。根據會議需要，部門負責人可列席參加。處務會須 2/3 以上會議成員出席方可召開。出席會議成員 2/3 以上的成員表決通過方可形成決議。

第二十六條 處務會相關決議應及時向基金會理事長、副理事長報備。

第六章 黨支部會議

第二十七條 為全面貫徹黨的路線、方針、政策，加強和改進新時期基金會黨的組織建設，充分發揮黨支部在基金會重大事項決策時的民主集中制和監督作用。

第二十八條 湖南省長沙理工大學教育基金會黨支部會議一般每月召開一次，如遇重要情況可隨時召開，支部會議由書記召集主持。

第二十九條 黨支部會議的議題由書記確定，會議召開的時間、議題，一般應在會議召開兩天前通知到各委員，凡未列入會議議題的不研究討論，不搞臨時性會議。

第三十條 黨支部會議事范圍：

（一）貫徹執行中央和上級黨委、政府的指示，解決實施中的重大問題，保證上級政府指示的貫徹實施；

（二）對單位改革和中心任務的發展、黨的建設、社會主義精神文明建設等方面的重要問題作出決策；

（三）研究分析班子成員的思想作風建設情況和黨的建設、思想政治工作狀況，決定黨的組織、宣傳、紀律檢查、統一戰線以及群團工作中的重要問題；

（四）討論決定支部黨員考核、獎懲等工作。

（五）討論基金會理事會議題內容，并提出意見。

第三十一條 黨支部會議必須有半數以上委員到會方能舉行。委員因故不能參加會議，應在會前請假，其意見可用書面形式表達。根據工作需要,支部會議主持人可確定有關人員列席。

第三十二條 黨支部會議進行表決時，贊成票超過應到會人數的半數為通過，未到會人員的書面意見不能計入票數。會議決定每個事項時，應該逐項表決，表決可根據討論事項的不同內容，分別采取口頭、舉手、無記名投票或記名投票方式。

第三十三條 黨支部會議應有專人記錄，并記錄存檔作為依據，討論基金會相關重大事項的建議和意見應及時由支部書記向理事會反饋。

第三十四條 對重大突發事件和經濟情況，來不及召開黨支部會的可臨時處理，事后應及時向黨支部會報告。

第三十五條 黨支部對重大問題決策必須實行民主、科學的決策。

第三十六條 黨支部會做出的決策，支部成員分工負責組織實施。決策實施中，加強督促檢查和信息反饋，對決策進行重大調整或變更，由黨支部會決定。

第七章 會議記錄及紀要

第三十七條 會議記錄以文字為主，輔以錄音或錄像。會議記錄須完整、詳實、規范，準確反映會議結論和發言人的意見。

第三十八條 承擔理事會或秘書長辦公會議秘書工作的指定人員負責理事會和秘書長辦公會的會議記錄，整理形成會議紀要的初稿，經會議主持人審定后，由出席會議人員審閱并簽名。

第三十九條 理事會決議違反法律、法規或章程規定，或致使基金會遭受損失的，參與決議的理事應承擔責任。但可證明在表決時表明異議并有明確記載于紀要或記錄的，該理事可免除責任。

第八章 附 則

第四十條 本辦法由基金會負責解釋。

第四十一條 本辦法自2019年12月2日基金會第二屆八次理事會通過之日起執行。

湖南省長沙理工大學教育基金會

                                                  2019年5月20日