根據國家檔案局8號令、13號令、教育部27號令等檔案法律法規和《長沙理工大學檔案管理辦法》，結合學校各部門工作職責所形成的文件材料類型，檔案館制定了《長沙理工大學檔案歸檔材料范圍、保管期限》。為了加強檔案收集，檔案館開展了校內調研和檔案宣傳，重點了解各二級部門和單位檔案收集及管理情況，征求建議和意見等。具體行程如下：

5月15日下午，檔案館來到了學校投資公司調研，詳細了解投資公司各分公司檔案工作情況，征求對《投資公司檔案歸檔材料范圍、保管期限》建議和意見。

5月16日上午，檔案館參觀了學校離退休中心，開展檔案宣傳和檔案調研，征求對《離退休中心檔案歸檔材料范圍、保管期限》建議和意見。

5月16日下午，檔案館前往城南學院調研，重點了解學院學生檔案、黨務檔案、學籍檔案管理情況，征求對《城南學院檔案材料歸檔范圍、保管期限》建議和意見。

5月17日上午，檔案館前往建筑學院調研，征求對《建筑學院檔案歸檔材料范圍、保管期限》建議和意見學院意見。

5月24日，招生就業處在工科一號樓407召開畢業年級輔導員就業工作培訓會議，檔案館就學生檔案和綜合檔案保管、郵寄、利用等工作進行了專題輔導。

5月29日上午，交通學院檔案調研，征求《交通學院檔案歸檔材料范圍、保管期限》建議和意見。

5月29日下午，國際學院檔案調研。重點了解學生檔案和綜合檔案工作情況，征求對《國際學院檔案歸檔范圍、保管期限》建議和意見。

5月30日上午，組織部、檔案館聯合召開畢業生黨員組織關系及檔案材料轉接工作會議，檔案館館長許建蘭、學生檔案室主任尹瑛、綜合檔案室老師周靜參加，就學生檔案和畢業生黨員檔案材料轉接進行了詳盡解讀。

5月30日下午2：30，檔案館到土木學院調研，征求對《土木學院檔案歸檔范圍、保管期限》建議和意見。

5月30日下午4:00，檔案館一行繼續前往學校研究生院，對我校畢業研究生檔案積壓、非全日制研究生檔案管理、綜合檔案收集等進行調研和學習，征求對《研究生院檔案歸檔材料范圍、保管期限》建議和意見。