校屬各單位：

根據《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）的規定要求，我校將啟動2017年度檔案歸檔工作，請校屬各部門將2017年度所產生的歸檔范圍的各類文件檔案，按歸檔要求整理好移交我館，為確保檔案材料的齊全完整，又因學校機構、人員變動較大，2016年度以前因特殊原因未及時歸檔須補充歸檔的文件材料，請分年度整理好一并歸檔。現就歸檔工作有關事項通知如下：

一、上報檔案管理人員名單：

請各單位盡快確定本單位分管檔案工作的領導和兼職檔案員，原則上各處室確定一位兼職檔案員（黨政辦、教務處、科技處確定2位），學院確定2-3位兼職檔案員（包括本科生、研究生、黨政學工等工作材料的歸檔），財會檔案員由計財處確定。請各單位將兼職檔案員名單及聯系電話等相關信息于本月三十日前報校檔案館綜合檔案室（檔案收集QQ群：71327178，聯系人：周老師 電話：82309087  地點：老校區辦公大樓七樓）。

二、檔案歸檔工作要求：

1、各部門兼職檔案員要嚴格按照《長沙理工大學各類檔案歸檔細則》有關要求，將本部門應歸檔的文件材料進行收集、整理、分類和歸檔。

2、歸檔文件材料由各部門兼職檔案員負責移交校檔案室，移交時應認真填寫檔案移交目錄表，請寫明序號、類別、保管期限、文件數量、移交單位、移交人、時間等；校屬各部門有紀念意義的活動照片、本碩畢業生集體照片等一并提交；所交檔案材料的目錄按要求打印三份, 部門留一份，交檔案館二份存檔。并將電子版報校檔案館收集QQ群中所注明的郵箱或轉發何老師、周老師；備考表需所在主管部門負責人簽字。如有學校公文歸檔的部門，公文歸檔后請再準備公文原件一份。

3、各單位負責人要加強對檔案歸檔工作的領導和檢查。

4、收集歸檔工作時限：本學年各單位檔案資料整理工作務必在2017年6月底完成，7月放假之前上交校檔案館。

注：《長沙理工大學各類檔案歸檔細則》、《歸檔程序及要求》、《檔案館專職檔案員聯系方式》等見附件及校檔案館網頁

       校檔案館

                                     二0一八年 四 月三日

附件一：《長沙理工大學各類檔案歸檔細則》

附件二：《歸檔程序及要求》

附件三：檔案館專職檔案員聯系方式

附件四：長沙理工大學文件材料歸檔范圍和保管期限實施辦法

附件五：卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄、移交目錄及封面.rar

附件六：歸檔文件目錄、備考表及移交目錄封面.rar