校屬相關單位（部門）：

為進一步充實、完善教職工人事檔案內容，建立健全教職工人事檔案，根據《長沙理工大學人事檔案管理辦法》（長理工大綜〔2024〕13號）規定，現就做好我校2025年度教職工人事檔案材料歸檔工作通知如下：

一、歸檔部門

組織部，統戰部，人事處，教務處，科技處，研究生院，社科處，合作與交流處，審計處，駐校紀檢監察組、紀委，工會，離退休中心等學校相關單位（部門）。

二、歸檔對象

全校教職工（含在職、離退休、已故人員）的人事檔案材料，其中：

1、副科級及以上干部的人事檔案材料報送組織部干部人事檔案科；

2、其他教職工的人事檔案材料報送檔案館宣教與人事檔案室。

三、歸檔范圍及時間

1、2024年1月1日至2024年12月31日所形成的人事檔案材料及2024年以前應歸檔但未及時歸檔的人事檔案材料，于2025年6月30日前移交；

2、2025年形成的人事檔案材料在材料形成之日起1個月內移交；

3、歸檔范圍參照《長沙理工大學教職工人事檔案材料歸檔范圍（2025版）》（附件1）。

四、歸檔要求

1、相關單位（部門）應高度重視人事檔案材料的歸檔工作，根據《長沙理工大學人事檔案管理辦法》，建立材料收集歸檔機制，嚴格落實歸檔責任制。同時，對涉及工作秘密或個人隱私的，要做好材料信息的保密工作。確保檔案材料歸檔工作有序、有效進行。

2、相關單位（部門）遵循真實、全面、及時、規范的原則，積極收集符合歸檔要求的人事檔案材料。在移交檔案材料時，同時提交《長沙理工大學教職工人事檔案材料移交登記表》（附件２）電子版和紙質版，紙質版為一式兩份（加蓋公章并簽字），交接雙方各執一份備查。

3、干部人事檔案材料采用標準A4紙型，材料左邊應留有25mm裝訂邊。要求內容真實準確，字跡工整、清晰，無破損、殘缺，審批單位意見、公章齊全，要求填寫的表格材料一般不留空格。成套材料必須頭尾完整，手續完備。除證書、證件需交復印件外，一般不能用復印件代替原件存檔。使用復印件存檔的，須備注“原件已核”并加蓋部門公章，審核人簽名注明時間。

五、聯系方式

1、組織部聯系人：王老師，85203793

地址：組織部干部人事檔案科（金盆嶺校區原圖書館A館南棟105室）

2、檔案館聯系人：李老師，85203923

地址：檔案館宣教與人事檔案室（金盆嶺校區原圖書館A館南棟202室）

附件：

1、《長沙理工大學教職工人事檔案材料歸檔范圍（2025版）》

2、《長沙理工大學教職工人事檔案材料移交登記表》

                                    組織部

                                    檔案館

2025年3月25日