為了提高檔案管理水平，逐步實現檔案管理的制度化、規范化、標準化，便于檔案材料的長期保存，更好地為學校的教學、科研和管理工作服務，現提出以下事項，提請各級黨政領導注意。

一、請黨政各級領導同志，關心支持文書處理及檔案工作，模范遵守文書處理的工作制度；

二、在簽發和書寫文稿時，須用碳素墨水、墨汁書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫；

三、在紙質文件上作批示時，批示請寫在“文件處理單”的批示欄內或文件的右側，不要寫在左側裝訂線內，如“文件處理單”不夠批寫，則另附紙張；

四、外出開會帶回來的正式文件資料、聲像材料，請交給辦公室秘書辦理收文登記手續，重要材料必須歸檔；

五、批示、簽發文件時的簽名，請簽全名，不能只寫姓；時間請具體寫明年、月、日，不能單寫月、日而無年；

六、行文要用統一的擬稿紙，擬稿人姓名必須填寫，經審閱簽發、登記編號后方可打印、蓋章、發出；

七、全校大會，黨政各部、處、室、院、總支召開的會議，請安排專人記錄；

八、屬于傳閱的文件，由專人組織傳閱，文件傳到后請及時閱處，閱后退還專人，請勿在領導同志之間直接傳閱，以免丟失；

九、報上級的請示，上級用口頭或電話答復的問題，請做好電話記錄或在請示文件上加以注明；

十、請各部門領導督促兼職檔案人員，根據歸檔范圍，預立卷目錄，將本部門的文件材料收集齊全，做好文件材料的平時歸類立卷，于每年六月底前將上年度檔案向檔案館移交。

十一、調動工作時，應將承辦、傳閱和借閱的檔案、文件資料等加以清理并辦理移交歸還手續。

十二、請各部門領導督促本部門檔案利用人員，根據檔案管理制度，辦理相關查借閱手續（審批表上需有領導簽字并加蓋單位公章）。

長沙理工大學檔案館

2019年10月22日