校屬各單位：

學校各處級單位都是學校檔案的歸檔單位。學校每個處級單位、每個部門、每個崗位所形成的具有檔案價值的材料（無法判斷的約檔案館專業(yè)人員鑒定）必須依法歸檔。依法歸檔和移交本單位、本部門、本崗位所形成的檔案是法律賦予學校各單位、各部門、每個工作人員的權利和義務。依法歸檔，人人有責。

為督促各單位、各部門及每個工作人員認真學習《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令），樹立單位、部門和工作人員的檔案法制意識，及時警示和糾正各單位、各部門及每個工作人員將本單位、本部門、本崗位所產生的學校檔案隨意遺棄、損毀、逾期不整理歸檔和移交，甚至占為本單位所有、本部門所有或個人所有的違法行為，進一步加強和規(guī)范學校檔案的征集工作，現(xiàn)決定于2019年5月1日始，啟用《催檔函》和《清繳檔案函》，有關說明如下：

一、學校檔案館使用說明

對于不按照法律規(guī)定歸檔和辦理檔案移交手續(xù)的單位，檔案館將首先給各單位兼職檔案館下發(fā)《催檔函》，如未按期完成《催檔函》歸檔任務的，檔案館將向該單位黨政一把手下發(fā)《催檔函》，如仍未按期完成歸檔任務的，將建議學校予以通報，通報后仍未整改的，檔案館將向該單位下發(fā)《清繳檔案函》，組織檔案工作隊在規(guī)定時間上門集中清繳，清繳檔案將全部拉走并統(tǒng)一存于檔案館庫房，該單位應按照檔案館的要求及時派人到檔案館完成整理、歸檔和移交工作，檔案館屆時將予以指導和幫助。

二、各歸檔單位、兼職檔案員使用說明

各歸檔單位、兼職檔案員可視情況對本單位下屬部門、兼職檔案員、工作人員使用《催檔函》和《清繳檔案函》。

三、其他說明和建議

1、《催檔函》和《清繳檔案函》為通用模式，使用時視情況劃掉單位或個人，填寫有關的單位或個人；

2、《催檔函》和《清繳檔案函》使用后要注意留存；

3、檔案工作是對各單位、各部門、各崗位工作最后的總結、檢驗和把關的最后一個重要環(huán)節(jié)，故建議各單位、各部門將檔案工作明確寫入各部門、每個工作人員的崗位職責并納入年度考核，以推動各項工作規(guī)范有序開展，提高工作質量和效能。

檔案館

2019年3月12日

附件一：《催檔函》（詳見下載中心）

附件二：《清繳檔案函》（詳見下載中心）