（2019年修訂）

第一章  總  則

第一條  依據《中華人民共和國檔案法》和國家教育部《高等學校檔案工作規范》《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規，結合本校實際，制定本辦法。

第二條  學校檔案工作嚴格實行文件材料形成部門和課題組立卷的部門立卷歸檔制度。即由立卷人按文件材料的形成規律，加以系統整理組卷或按件裝盒，編排頁號或件號，填寫卷內目錄或文件目錄，擬寫案卷標題或編制檔號，確定保管期限或密級，交本部門檔案工作人員檢查，裝訂后向學校檔案部門移交，檔案部門應派人指導立卷工作。

第三條  學校各二級單位均為立卷部門。各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作，并確定1～4名兼（專）職檔案人員，負責本部門形成檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。

第二章  立卷原則

第四條  歸檔的文件材料應齊全、完整，能準確、全面地反映學校和部門的真實情況和主要活動，必須對學校當前與將來具有查證和參考作用。

第五條  立卷應按文件材料的自然形成規律，保持它們之間的有機聯系，并適當照顧文件材料的保存價值，使案卷便于保管和利用。

第三章  立卷要求

第六條  文件材料的質量是檔案質量的基礎，為保證文件材料的質量和歸檔文件的齊全、完整，要求各部門（單位）把好擬文、辦文關，做好以下幾項工作：

（一）杜絕不規范公文的產生。擬文人必須按規定的擬文格式和程序擬文，文件日期必須寫明年、月、日。必須用統一的擬文紙，禁止使用不規范的紙張；擬寫文件、領導批示都須用碳素墨水或藍黑墨水，禁止用字跡不牢固的書寫工具（如圓珠筆、鉛筆、紅墨水和純藍墨水等）書寫歸檔材料。

（二）各部門（單位）文件收發必須有專人負責。各部門應設收、發文登記本，文件收發一定要進行登記、簽收，保證每份文件落處清楚。

（三）各部門文書處理人員要做好文件的傳閱和回收工作。

（四）文件經辦人員在文件辦理完畢后應及時主動退回文書處理人員。文書人員要及時催退辦理完畢的文件，以保證文件的齊全。

（五）文書處理人員要根據本部門歷年形成文件的情況準備若干卷夾，將平時處理完畢的文件材料及時歸入相應的卷夾內。文件材料多的部門，平時要定期進行整理，發現短缺，及時補全。

（六）文書處理人員要把好本部門形成的文件材料的質量關，要對本單位擬寫的文件的格式、用印、日期、書寫材料、用紙規格等進行檢查，對于不符合要求的，要請有關人員更正。

第七條  為保證各部門立卷歸檔質量，特做如下要求（教職工人事檔案、學生檔案立卷歸檔要求另行規定）：

（一）歸檔內容，按照長沙理工大學各門類檔案管理實施細則執行。

（二）歸檔重點，以本校或本部門形成的文件材料為主。上級針對學校的人或事的發文或者是指令性、指導性文件、通知、批復，應視為本校文件歸檔。

（三）歸檔的材料必須為原件（稿）。載體和書寫材料均須質地優良、書繪工整、聲像清晰、規格統一、簽章完備，符合規范和標準。

（四）凡歸檔的本校（部門）形成的文件及與外單位簽訂的合同、協議書等文件材料，均須加蓋公章。

（五）兼（專）職檔案人員要在當年年底或次年年初，按要求整理本部門形成的和收到的文件材料。檢查分類是否合理，文件材料是否齊全、完整（齊全是指本部門各項活動中形成的材料是否歸齊；完整是指一次活動中形成的各種材料是否都有或指一份文件的手稿、正文、底稿、附件，申請與批復是否齊全）。發現短缺應向領導匯報，并設法補全。剔除不需歸檔的文件材料。

（六）歸檔的文件材料必須經過整理、鑒定，并由歸檔部門提出保管期限和保密意見，經檔案館審查后歸檔。

（七）歸檔案卷必須按規定填寫卷內目錄。卷內目錄必須采用計算機打印。

（八）凡因學校合并，合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，由合并后的學校檔案部門單列全宗，統一保存、保管。學校合并或機構變動時，各撤銷、合并的部門和單位的檔案，一定要全部征集上來，不得散失。

（九）不歸檔的文件材料。上級普發供參閱、不辦的文件材料；上級機關征求意見未定稿的文件；重份文件；無查考價值的事務性、臨時性文件；未經討論、領導未簽發、未生效的文件；一般詢問性、提一般建議的群眾來信；非隸屬機關抄送不需辦理的文件材料。

第四章  立卷分工

第八條  綜合性收文，由黨政辦立卷歸檔。專業性或具體業務性收文由黨政辦登記編號后，交相關職能部門執行，并由職能部門將承辦的結果性文件材料與上級發文一并立卷歸檔。

第九條  以學校名義對外發文及全校性、綜合性文件材料由黨政辦立卷。其余由各職能部門或教學單位負責相應門類的立卷。

第十條  學校召開的各種全校性或專業性會議材料由主辦部門歸檔。

第十一條  校內各部門向校黨委或校行政的請示、報告及相應的批復、批轉件，由黨政辦立卷歸檔。

第十二條  黨委書記、副書記、校長、副校長在校內外的重要講話稿，由黨政辦分別收集歸檔。

第十三條  校內由兩個以上部門（單位）協辦事項的文件材料，由主辦單位負責匯總歸檔。與外單位合作完成的項目，若我校為負責單位，經辦部門須負責歸檔一套完整的檔案；若我校為協作單位，則只歸檔與承擔任務有關的部分。

第十四條  立卷歸檔涉及各個部門的，由主管職能部門歸檔，其他部門向主管職能部門集中。

第十五條  撤銷（合并）機構、臨時機構形成的文件材料，在機構撤銷（合并）之前由本機構負責立卷歸檔和移交。

第十六條  重要的來信來訪材料（記錄、批復、復信等）由承辦部門歸檔。

第十七條  綜合檔案（教學、科研、基建、儀器設備、產品生產與科技開發、出版、外事、財會、聲像、人物、實物）由各相關部門和課題組、項目負責人負責立卷歸檔。可按長沙理工大學各類檔案歸檔細則、長沙理工大學紙質檔案整理工作步驟執行。具體分工如下：

（一）教學檔案JX（教務處、研究生院、國際學院、繼教學院、城南學院、招就處、高教所、體育學院、各學院等）

1、教學檔案主要包括教學綜合管理文件、招生、就業、學籍管理、學科與實驗室建設、課堂教學與實踐、教材、學位、師資、課表等方面的材料。

2、實行教學與教學管理部門主持立卷歸檔的責任制。教學兼職檔案員必須將本單位形成的教學檔案材料收集齊全，整理立卷，經審查驗收后歸檔。

3、歸檔教學檔案材料必須是原件。

4、在組卷時，應按不同問題進行組卷，每卷材料力求保持其有機聯系，即批復在前，請示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管時間長短順序或收發文時間排列，也可按由上而下的單位級別等排列。

5、歸檔份數。凡原始材料，各種文字材料、手稿及正本，一般歸檔一份。重要和經常使用的應酌加副本，以便保護原件。

6、歸檔時間。屬教學管理性文件于次學年6月底以前進行歸檔；手工書寫應用不褪色的黑色碳素墨水，字跡要求工整清晰。

7、學生畢業、學位授予、休學、退學、復學、轉學、提前畢業等情況要在學籍表中注明。

8、學生入學登記表中的照片要用原件，學生填表時必須用不褪色的黑色碳素墨水。

9、畢業審查和學位評定的有關項目，要填寫畢業審查和學位評定結果并蓋章。

（二）科研檔案KY（科研部、人社處、院士辦、各學院等）

反映學校科學研究管理和科研項目（課題）活動的文件材料，由科研處負責收集、整理和歸檔；

1、科研檔案實行由科研管理機構、各單位科研秘書和課題項目負責人主持立卷歸檔的責任制。對學校科研管理文件和立項的各類科研課題資料實行檔案館統一管理，對未立項科研成果材料可由基層部門自行立卷，短期保存。

2、科研管理部門在布置、下達科研任務時，應向科研項目、課題承研單位和個人同步下達科研檔案歸檔要求。

3、歸檔的科研文件材料必須是原件（定稿）。做到審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡工整，圖像清晰，裝訂整齊，禁用字跡保存不長久的書寫工具。

4、歸檔份數。凡原始資料、各種文件材料手稿，一般歸檔一份，重要和經常使用的應酌加副本，以便保護原件。

5、凡幾個單位協作的項目，由主辦單位負責立卷歸檔。

6、重大科研成果評審、鑒定時，應通知檔案館人員參加，負責對科研文件材料進行登記，檢查是否合符歸檔要求，提出審查意見，須寫入科研成果鑒定書。

7、申報科研成果評獎時，應由檔案館出具科研成果檔案材料齊全合格證明，方可申報。成果獲獎后，應將申報獲獎材料原件送檔案館保存。

（三）產品與科技開發類CP（成果轉化中心、資產投資公司等）

反映學校產品生產與科技開發活動的文件材料（主要包括學校自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等），由學校校辦企業等部門負責收集和整理，在規定時間內向學校檔案館移交。

（四）基建類檔案JJ（后勤與基建處）

基建檔案反映學校基本建設管理和基本建設工程項目活動的基建類文件材料（圖紙）及學校房屋、地產的重要文件資料，由學校基建處和房管部門負責收集、整理和歸檔；

1、學校基建工程和建筑維修、改造形成的有關材料應按時依法交檔案館集中統一管理。歸檔的基建檔案和后勤維修文件材料必須反映其管理和項目建設的全過程，保證完整、準確、系統。工程竣工和維修改造結束后，應將各個階段形成的不同載體形式的文件材料，包括基建項目的提出、各類批文、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產設備、竣工等工作過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等全套材料向檔案館歸檔。

2、凡歸檔的文件材料均應是原件，做到審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡清楚，圖面清晰、整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫。

3、具有法律憑證作用的文件材料，簽字和印鑒必須齊全，請示與批復要同時歸檔，缺一不可。如報告、請示后無批復，經辦人應注明辦理情況，以備日后考查。

4、歸檔份數。竣工圖一般歸檔不少于一套，文字材料、底圖和聲像材料各歸檔一套。

5、凡具有法律憑證作用的重要文件材料（審批文件、產權證明、處理產權糾紛等材料）在辦理、處理完畢后應及時歸檔；竣工圖、施工文件材料、聲像材料在竣工驗收后三個月內歸檔；管理性文件材料如無遺留問題應在工程竣工交付使用后三個月內歸檔。

6、基建檔案立卷程序。卷內文件按正件在前，附件在后；印件在前，原件在后；批復在前，請示在后。圖紙按圖的類別序號排列，即：地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖。

7、基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）保管。藍圖大于卷盒的以手風琴式折疊成四號圖紙的規格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂，透明底圖必須用縫紉機打邊。藍圖、底圖可以一組具有有機聯系的圖紙為一件。

8、基建管理部門和工程項目負責人應按歸檔范圍分別做好基建檔案材料的收集、整理工作。

9、學校在基建項目發包時，應要求施工單位在工程竣工時，提交一套完整的經過編制、整理、審核、驗收的文件、工程材料（包括竣工圖在內）給檔案館保存。基建處應將此要求在發包合同中明確規定，并從基建總投資中扣留5%作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗收合格后返還給工程項目承建公司。

10、竣工圖逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內容包括：×××工程竣工圖、施工單位名稱、建設單位名稱、審核人、技術負責人、監理單位名稱、監理人和編制人、編制日期。圖章規格尺寸為80mm×60mm.

11、填寫基建檔案資料移交目錄，連同案卷交檔案館驗收，經檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執一份存查。

（五）設備儀器檔案SB、SX-SB（國資處、工訓中心、分析測試中心、各學院等）

凡作為學校固定資產的儀器設備（主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備），在其購置、接收、使用、維修、改造、報廢等過程中形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機技術材料，由國資處負責收集、整理和歸檔；

1、上級和學校形成的有關儀器設備管理方面的文件材料和價格在十萬元以上的大型、精密、貴重儀器、設備的全套隨機材料及在購置、驗收、測試、運行、維修、報廢等全部管理活動中直接形成的各種材料均屬儀器設備檔案。儀器設備檔案必須依法交檔案館集中統一管理。

2、學校儀器設備管理機構應指定一名分管領導和一名兼職檔案人員負責設備檔案的收集、立卷、歸檔工作，各院系、中心、實驗室等部門也應有領導分管，并確定一名兼職檔案人員負責具體管理。

3、校內單位凡購買大型、貴重設備(十萬元以上)時，購置單位應通知檔案館參加開箱驗收后，再由購置單位將隨機材料收集齊全后，按照設備形成過程立卷，保持其材料的有機聯系，并確保完整、準確。

4、歸檔材料不得用鉛筆、圓珠筆書寫。歸檔時兼職檔案人員應填寫歸檔目錄一式兩份，連同歸檔材料交檔案館驗收，經檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執一份存查。

（六）出版類檔案CB（科研部、相關學院、宣傳部等）

學校自行編輯出版的報紙、學報、其它學術刊物及本校出版社出版的書籍等出版類文件材料，由所在部門負責收集、整理和歸檔；

1、學校期刊出版管理機構應指定一名分管領導和一名兼職檔案人員，認真做好部門出版檔案的收集、立卷、歸檔工作。

2、上級和本單位有關出版工作的各種文件、編輯出版合同、協議書以及具有長遠參考和憑證作用的各種材料，均屬歸檔范圍。

3、凡歸檔的各種材料，按自然形成的規律和有機聯系，分門別類組卷。

4、歸檔材料不得用鉛筆、圓珠筆書寫，歸檔時，應填寫歸檔目錄一式兩份，連同歸檔材料交檔案館驗收，經檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執一份存查。

（七）外事類檔案WS（國際交流處、國際學院等）

學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；授予中外學者、著名社會活動家名譽職務的有關文件材料等，由國際交流處、國際教育學院等負責收集、整理和歸檔；

1、凡本校與外國機構、團體或個人在教學、學術研究、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等不同載體的材料，均屬外事檔案。

2、凡本校人員因公出國（出境）訪問、講學、進修、開會、科研合作等活動中形成的材料都屬學校所有，任何個人不得據為己有，不得無故拒絕歸檔。

3、由學校外事部門牽頭聯系、組織國外（境外）人員到校學習、講學、參加會議、科研合作等形成的各類文件、電子、聲像材料等應由學校外事部門負責收集、匯總、立卷、歸檔。國際性會議或活動所形成的文件、電子、聲像材料由會議或活動主辦單位歸檔。

4、外事檔案的立卷應先將文件資料集中起來，按事由分門別類，檢查文件是否完整齊全，有無圓珠筆書寫的材料（如有需復印附后）。

5、歸檔時，應填寫歸檔目錄一式兩份，連同歸檔材料交檔案館驗收，檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執一份存查。

（八）財會檔案（計財處）

反映學校財務管理和會計活動的文件材料（主要包括憑證、帳簿、報表等），由財務處負責收集、整理和歸檔；

1、學校每年形成的財務管理性文件材料，應在次年5月底前歸檔，當形成的會計檔案，在會計年度終結后，暫由財務部門保管一年，期滿后的次年5月底前歸檔。

2、財務檔案應遵循其形成規律和特點，保持其有機聯系。根據各類材料的時間順序、內容價值、數量、保管期限分別整理組卷。有關管理性文件依照黨群、行政類公文立卷要求辦理。

3、財務檔案按會計年度時間進行組卷，不同年度的會計檔案材料不能放在一起立卷，應將會計憑證、會計帳簿和會計報表分別組成保管單位。帳簿一般是以本為一個保管單位。

4、對未了結的債權、債務及涉外的原始憑證，由財務管理部門立卷，交檔案館保管到結清債權債務時為止。

5、檔案館接收財務檔案，原則上應保持原裝，凡不符合要求的檔案館有權拒絕接收，并要求限期改正后歸檔。

（九）聲像檔案SX（學校各部門）

凡在學校各項工作和活動中直接形成的記錄和反映工作及活動過程，具有保存和查考價值的各種聲像載體和配套文字材料，均屬聲像檔案。聲像檔案實行由檔案館集中統一管理的制度。另，凡上級頒發給學校的獎狀（牌）、證書、獎章、獎杯、光榮冊；領導、專家、名人題詞，學校過期印章、教職工、學生個人獲得的獎狀、獎杯、證書（省部級以上獎），凡經學校確定為人物檔案范疇的個人，在國內外教學科研、黨政管理活動中形成的，具有珍貴保存價值的著作、論文、證書、照片、圖表、實物等材料，均歸在聲像檔案類。

1、為確保學校聲像材料管理工作的落實，各部門因公產生的有保存價值的聲像載體（照片、底片、光盤、錄像帶等），有義務無償向檔案館歸檔。對重大活動產生的聲像材料，在活動結束后應立即將聲像材料收集齊全后移交檔案館。

2、對聲像檔案保管與整理技術要求高、數量大、利用率高的部門，可按檔案館的業務要求，設立聲像檔案分室，按檔案管理的要求自行保管部分聲像檔案，每年年底須將當年學校重大活動的聲像材料和網頁的新聞內容刻制成光盤和其他載體形式一式兩套，連同所有的聲像材料目錄向檔案館歸檔。

3、人物聲像檔案由本人（或家屬）及所在部門負責收集、整理和歸檔；部門撤銷（合并），由部門保存的實物檔案應與其它檔案材料一并向檔案館移交，部門不得私人留存、轉移或銷毀。

4、歸檔的聲像材料必須是未經加工的原版、原件和能反映各項活動主題的有代表性的材料，其圖像清晰、聲音清楚，并須標注聲像材料產生的時間、地點及簡要內容說明等文字。

（十）實物檔案SW（學校各部門）

1、實物檔案是學校在教學、科研及管理活動中形成的具有保存價值，以物質實體為載體的物品檔案。單位獲得的均應歸檔，由檔案館永久保存。個人獲得的則在征得本人同意后，可將原件歸入檔案館永久保存。

2、實物檔案按其內容、形式進行分類、編目。貴重實物檔案必須專柜保管。

3、歸檔單位應準確填寫歸檔目錄一式二份，由交接雙方簽字后，各執一份存查。

4、各單位兼職檔案人員要認真做好實物檔案的收集工作。實物檔案的歸檔時間應在實物檔案產生的三個月內向檔案館移交，填寫歸檔清單一式兩份，由歸檔雙方各執一份存查。

（十一）人物檔案RW（學校各部門）

1、主要包括人物檔案范疇的個人，在教學科研、黨政管理活動中形成的如著作、論文、筆記、照片、實物等材料。

2、人物檔案由本人（或家屬）及所在部門負責收集、整理和歸檔；部門撤銷（合并），由部門保存的實物檔案應與其它檔案材料一并向檔案館移交。

第五章  歸檔和移交

第十八條  立卷完成，須經立卷部門（單位）檔案工作分管領導審核。部門領導應按要求認真檢查已歸檔的文件材料的質量，對不符合要求的應責令改正，對文件短缺的應協助檔案員設法補全。最后，部門領導應在《備考表》上簽字。

第十九條  兼（專）職檔案人員將自己整理好的文件材料送檔案館，由檔案館人員進行檢查，檢查合格后打印卷內目錄，擬寫案卷標題，然后裝訂成卷，按時向檔案館歸檔。

第二十條  案卷移交檔案館。雙方應辦理交接手續，對不符合質量要求的案卷，應退回立卷部門重新整理后再歸檔。

第二十一條  文件材料形成部門和課題組立卷歸檔是我校檔案工作的基本制度和基礎，各相關部門必須分工明確，協同配合。學校分管檔案工作的校領導、各部門分管檔案工作的負責人要加強對本部門人員的檔案意識教育，要把涉及相應范圍的檔案工作納入學校和部門工作規劃、計劃，納入管理制度，納入有關人員職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第六章  附  則

第二十二條  本辦法由學校檔案館負責解釋。