長沙理工大學檔案實體分類法

（2019年修訂）

為了深入貫徹實施《高等學校檔案實體分類法》 《高等學校檔案工作規范》，推進我校檔案分類、編號、排架、檢索等工作標準化、規范化，更好地服務學校中心工作，特制定本辦法。

一、編制原則

1、本辦法結合我校檔案工作歷史、現狀和發展前景而編制，既要求有較強的思想性、科學性和適應性，又要求符合我校客觀實際，是學校各類檔案分類編號、實行科學管理的依據。

2、按照檔案形成的領域范疇，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

3、在充分反映學校檔案形成的自然規律和內容特點的前提下，建立統一的實體分類體系，把同一門類的管理性和業務性文件材料集中一起。

二、分類結構說明

（一）一級類目的劃分與標識

一級類目是學校檔案實體分類的最高層位。包括黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版、外事、財會、人物、聲像、實物共13個大類。其標識符號取該類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如黨群類標識符號：DQ，行政類標識符號：XZ，教學類標識符號：JX等。

1、DQ 黨群  主要包括黨群部門在工作中形成的文件材料。

2、XZ 行政  主要包括行政職能部門(教務、科研、開發、基建、設備、外事、財務等部門除外)在工作中形成的文件材料。

3、JX 教學  主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

4、KY 科學研究  主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

5、CP 產品生產與科技開發  主要包括產品生產、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。

6、JJ 基本建設  主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

7、SB 儀器設備  主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環節中形成的文件材料。

8、CB 出版  主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

9、WS 外事  主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

10、CK 財會  主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

11、SX 聲像  主要包括各種活動中形成的如照片、聲像、光盤等特殊材料。

12、SW 實物  主要包括各種活動中形成的如獎品、證書、印信等實物材料。

13、RW 人物  主要包括人物檔案范疇的個人，在教學科研、黨政管理活動中形成的如著作、論文、筆記、照片、實物等材料。

（二）二級類目、三級類目等的設置與標識

二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質進行設置。我校二、三級類目設置的標準詳見各級類目代號簡表。

二級類目一般均采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余依次為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數字不用。除教學、科研、基建、聲像類設置固定的三級類目外，其他各類均為二級類目，并全部在最后一級類目設置保管期限標志（永久Y、定期D）。

（三）檔號的編制

檔號編制體現唯一性、合理性、穩定性，所有檔案不得重號；檔號要求方便插卷，使其有充分擴展的余地；檔號不得隨意變動；檔號要能適應計算機管理的需要，發揮排架、檢索的雙向功能。

學校檔案實體分類的檔號由全宗號、部門號、年度號、分類號、保管期限+件（案卷）號組成，用連接號“—”連接各組代碼，表現形式為：全宗號-部門號-年度號-分類號-保管期限+件（案卷）號。如：2012-XCB-SX-DZ12-1-Y1，2012年-宣傳部-聲像類黨政-照片-永久第1件；2018-GJC-WS12-D9，2018年-國際處-外事類出國-定期第9件。

1、部門號由部門簡稱的拼音首字母組成，如黨政辦：DZB。

2、年度號由四位阿拉伯數字組成，如“20XX”。（注意：一般按照文件材料的屬性采用自然年度，項目類采用結題年度，學籍管理類采用畢業年度，基建項目類采用竣工年度，儀器設備類采用儀器設備購置的年度，產品項目類采用產品鑒定或定型年度）

3、分類號是檔號的主體，一般由一、二類目的標識符組成。根據實際需要設組合類目，如“聲像類”：SX-DZ；“人物類”：RW-人名首字母拼音。如：“黨委會議記錄”的分類號，由一、二級類目組成為“DQll”；“研究生學籍管理材料”的分類號，由一級、二級、三級類目組成為“JXl2-3”。“黨政辦接待省領導來校調研的照片材料”的分類號，SX-DZ12-8。

4、件（案卷）號是所選擇的分類號中最下位置的案卷順序號，由于案卷數量不同，案卷號不限級數，用阿拉伯數字按1～n標識。

5、基建、設備、出版、產品類目，均以每個項目為單位隨機編制“母件”號，再編制“子件”號。科研類則在三級類目后編制“子件”號。基建、設備、出版、產品、科研以每個項目為單位，保管期限就高不就低。財會類中，先分年度再按機構進行整理編號。

三、分類簡表

注：“[  ]”代表隨機符號。

附：關于修訂《長沙理工大學檔案實體分類法》的說明

為了適應學校檔案工作日益發展的需要，我們組織了廣泛調研，在認真學習研究《長沙理工大學檔案實體分類法》（2016年稿）基礎上，結合檔案實際工作經驗，修訂出臺《長沙理工大學檔案實體分類法》（2019年稿）。現將修訂說明如下：

1、原分類體系、保管期限標志基本不變。

根據《歸檔文件整理規則》（DAT22—2015）及《湖南省檔案局關于貫徹實施〈歸檔文件整理規則〉（DA/T22-2015）的通知》精神，將保管期限設為永久（Y）、30年（D）、10年（D）。各單位（部門）按每年度《學校各單位（部門）與分類號對照表》及《長沙理工大學各部門歸檔材料范圍與保管期限表》等要求歸檔。

2、檔號編制增加了單位（部門）號。

原分類法體現的是同一歸檔部門的檔案不重號，為實現檔案管理系統館藏所有檔案不重號的要求，檔號編制增加了單位（部門）號，簡稱部門號。檔號模式為：全宗號-部門號-年度號-分類號-保管期限+件（案卷）號。

3、部門號由部門簡稱的拼音首字母組成。

部門號每年9月重新修訂編排，按校黨政辦《關于公布各單位（部門）規范化簡稱的通知》（最新）排序給號。如有重復，則后者按全稱前三位拼音首字母組成。

4、一級類目由十類增加到十三類。

為適應學校發展變化，在原有十類類目基礎上，增設人物類、實物類；將原附表內的聲像類正式列為一級類目。為方便特殊檔案歸檔需要，人物類、實物類、聲像類增設組合分類，如聲像類：SX-DZ，人物類：RW-ZJL(鄭健龍)。

5、增設并修改了部分二級、三級類目。

增設行政類二級類目：21信息化建設。

增設修改儀器設備類二級類目：12  硬件類；13  軟件類；14  其他類。

增設基建類三級類目：1 建設單位形成文件，2 設計單位形成文件，3 監理單位形成文件，4施工單位形成文件，5 項目維修形成文件。

增設聲像類三級類目：1綜合管理，2重要會議及重大活動（含上級領導來校視察和知名人士來校活動），3教學、科研、資產設備等活動，4外事活動，5文藝體育活動，6校園建設，7成果榮譽，8人物及紀念性集體合影，9其它。

修改行政類二級類目：14保衛、武裝改為保衛、綜治，15后勤與基建改為后勤服務，18學生工作改為學工、武裝、心理。

修改科研類三級類目：2部級項目改為省部級項目，3省級項目改為市廳級項目。

2019年檔案著錄及歸檔移交工作按照此分類法執行。