1、什么是檔案？

根據1987年頒布的《中華人民共和國檔案法》第二條規定，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2、什么是高校檔案？

高校檔案是指在高等學校教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。它凝聚著全校教職工的奮斗成果、智慧和結晶，是學校歷史的真實記載。

3、什么是檔案分類？高校檔案一級類目分類有哪些？

依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并形成相應的體系。高校檔案一級類目一般包括黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版、外事、財會共10個大類。

4、什么是預立卷？如何做好文件材料的預立卷工作？

預立卷具體是指各立卷部門根據本部門歷年文件材料形成規律，參照歸檔范圍，預先編制文件材料預立卷類目。然后將辦理完畢的文件根據文件材料預立卷類目分類存放。

開展良好的文件材料預立卷工作，能保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確。從檔案的“三率”，即歸檔率、完整率、合格率來看，檔案的齊全、完整、準確和系統狀況，基本上是由文件材料形成、積累狀況確定下來的。就是說，文件材料預立卷工作，是檔案的前期工作，它便于形成文件材料的業務部門在文件處理完畢、工作結束或告一段落后，把有保存價值的文件材料有條不紊、分門別類向檔案部門歸檔，從而保證檔案的齊全、完整、準確、系統。如果平時不注意文件材料的預立卷工作，到了歸檔時間，才手忙腳亂，翻箱倒柜，匆忙拼湊應付了事，就難以保證檔案的齊全、完整、準確。

各部處應當根據本年度的情況，及時調整預立卷類目表，編制規范的預立卷類目，要求能夠反映部門基本工作和常規工作的特點和部門年度工作重點和所設任務，條款名稱規范，依次設置編號。

一個單位的預立卷類目一般來說應包括以下幾類：

1）本單位工作計劃、工作總結、大事記、黨政會議記錄等；

2）上級來文（辦文隨同歸檔）（主辦單位歸檔）；

3）本單位發文（批復在前，請示在后）；

4）由本單位業務產生的文件材料。

5、什么是立卷？組卷的方式有哪些？

立卷是將辦理完畢并具有查考保存價值的文件材料，依其在形成過程中的聯系和一定規律組合成為保管單位——案卷的工作過程。

在平時積累歸卷基礎上，按照歸檔范圍，剔除無需歸檔的文件材料，對照收發文登記，調整檢查每組文件是否齊全、完整。

組卷方式有兩種：

一種是按年度進行立卷分類，將文件按其形成或針對的年度分開。如：

1）一般文件歸入形成年度；

?2）跨年度的請示與批復，歸入批復年度；

?3）跨年度的規劃、計劃，歸入文件內容針對的第一個年度；

?4）跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；

?5）跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度；

?6）法規性文件，歸入公布和批準年度。

另一種是按問題為主進行立卷組合，將文件按其內容所反應的問題分開。如：

?1）會議文件，按屆次組合；

?2）非訴訟案件材料，按立案問題或按人組合；

?3）統計、報表、名冊等，按名稱組合；

?4）管理、業務活動形成的文件、材料，按單一問題組合；

?5）工作計劃、總結等，按責任者或名稱組合；

?6）簡報按名稱或期號組合。

需要注意的是，兩個以上部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷歸檔。

6、卷內文件如何排列？

案卷內部文件材料的排列，一般按重要程度或時間順序排列，如：

1）批復在前，請示、報告在后；

2）正件在前，附件在后；

3）正本在前，定稿在后；

4）結論性材料在前，依據性材料在后。如評選先進的通知，上報的名單，和評選結果，結果在最前。

舉例：某項工作從2013年開始至2018年結束，持續共5年，形成的歸檔文件將如何整理？

上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應在工作結束年即2018年一并整理歸檔。分類時將這些文件全部歸入2018年這一年度中。這樣，將來在檔案管理和提供利用時，可在工作結束年的檔案中找到該項工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機械理解，要同時考慮機關文件歸檔制度和這項工作每年的文件形成量。如果機關文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散至5個年度內歸檔也是可以的，但在分類、排列等環節上應掌握同一尺度，保證查找的方便。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個年度內歸檔。

7、案卷由哪些文本組成？

一卷案卷一般由案卷封面、卷內目錄、檔案正文、卷內備考表四部分組成。將案卷和文件信息輸入檔案管理系統后，這些格式化文本可由系統打印完成。

成冊的歸檔案卷，如基建、設備檔案，由檔案館加蓋檔案章并填寫相關的案卷信息，如歸檔單位、起止時間、頁數等。

8、什么是檔案立卷改革與《歸檔文件整理規則》？

檔案立卷改革是簡化檔案立卷方法，普及檔案立卷技術，使檔案立卷工作實現現代化的管理。

《歸檔文件整理規則》就是在立卷改革過程中，將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化過程的整理規則。

《歸檔文件整理規則》實際上淡化了文件立卷的概念，強化了文件的分類原則，把抽象的保管單位和具體的保管單位分離，在“件”的層次相合，改變了過去在“卷”的層次相合。

換一種說法就是《歸檔文件整理規則》將檔案的最基本保管單位由過去的“卷（盒、冊、袋）”確定為“件”。

9、什么是電子文件？電子文件如何歸檔？

顧名思義，電子文件就“電子”加“文件”，或者說是“數字化”和“文件”兩個概念的交集。“文件”是電子文件的功能屬性，“數字化”是電子文件的技術屬性。

我國檔案國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB／T18894—2002）將電子文件定義為：“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”

現階段電子文件一般有脫機和聯機歸檔兩種方式。脫機歸檔是將電子文件存入脫機載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯機歸檔是通過計算機網絡系統將電子文件傳輸至檔案館歸檔保存。

10、什么是電子文件與紙質文件“雙套制”收集歸檔？

信息時代實行電子文件與紙質文件“雙套制”收集歸檔是一種必然的最佳選擇。所謂“雙套制”，即將經確認歸檔的電子文件打印出相應的紙質文件，收集時必須將電子文件的硬拷貝與相應的紙質文件一并歸檔。

11、什么是檔案載體？根據不同載體又有哪幾種檔案？

檔案載體是檔案信息的承載物。

根據檔案載體的不同分為紙質檔案和非紙質檔案二大類。

顧名思義，紙質檔案就是以紙張為載體的檔案，非紙質檔案就是以紙張以外的物質為載體的檔案。

在電子時代以前，非紙質檔案主要有甲骨檔案、簡牘檔案、金石檔案、縑帛檔案等。國外還曾有過泥板檔案、紙草檔案、羊皮紙檔案等。

進入電子時代以后，出現了一大批新型載體檔案，如照相底片檔案、膠片檔案、磁盤檔案、光盤檔案、電子檔案等等。

12、什么是檔案工作的“三納入”、“四同步”？

檔案工作的“三納入”是指將本單位的檔案工作納入單位工作的計劃：納入管理制度：納入有關人員的職責范圍。

“四同步”是指本單位在布置、檢查、總結、驗收各項工作的過程中，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

13、檔案裝訂時為什么必須去除金屬裝訂物？

回形針等金屬裝訂物容易生銹，所以在檔案整理過程中必須去除金屬裝訂物，以利延長檔案壽命。

14、為什么不能用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水等書寫檔案？

鉛筆、圓珠筆以及簽字筆的問世，給當代社會提供了方便流利的書寫工具，深受人們的歡迎。但若使用鉛筆或圓珠筆書寫作為永久、長期保存的檔案，時間一長，字跡就會褪色。同理，純藍墨水的字跡比純黑墨水的褪色快。所以要求大家增強檔案意識，杜絕用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水等書寫需要歸檔的檔案材料。

15、為什么每卷每盒檔案都必須放置備考表？

備考表是用以對卷（盒）內歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內容。

此外，備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到明確整理工作責任，強化監督的作用，對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。